KPIs là gì? Vì sao KPI quan trọng

Sự phát triển và thành công vượt bậc của doanh nghiệp bạn sẽ được định đoạt bởi sự ổn định của kết quả kinh doanh. Và những kết quả này có thể đạt được nếu các nhân viên của công ty bạn có thể gặt hái được mục các mục tiêu mong muốn một cách bên vững.

KPI là gì?

Một KPI (Key performance indicator) là một hệ thống đánh giá định lượng mà có thể được áp dụng một doanh nghiệp có thể đạt các mục tiêu ở cấp độ như thế nào. Những trưởng bộ phận có thể đề ra nhiều chỉ tiêu cho KPI danh cho một dự án mà họ có thể sử dụng để đánh giá các nhân viên tiến hành như thế nào.

Thí dụ như nếu bạn đang làm việc cho một công ty công nghệ chuyên về đánh giá kết quả của các công cụ tìm kiếm (search engine), bạn có thể đặt ra các KPI cụ thể trong các hướng dẫn mà thực hiên như là các “tiểu mục tiêu” dành cho các nhân viên để hướng tới. Điển hình như khách hàng muốn các bạn báo cáo phân tích landing page chính xác nhất bằng các xác định trang nào liên quan nhiều nhất đến công cụ tìm kiếm của người dùng. Các KPI của bạn bao gồm những yêu cầu sau đây:

Nhân viên phải xuất ra kết quả chính xác ở mức 90%, hàng ngày các nhân viên phải lướt qua 1.500 landing page và mỗi tuần nhân viên phải báo cáo tối đa ba đáng giá “hoàn toàn không chính xác”.

Những KPI này có thể cho phép bạn đánh giá một cách chính xác hiệu suất làm việc của nhân viên đang đạt mức tiêu chuẩn kỳ vọng nào.

Bạn có thể xác định và thiết lập một hệ thống KPI mà tích hợp với chiến lược riêng của công ty bạn. Không có một cách cụ thể xây dựng KPI nào, nhưng chúng cần được định lượng, mang tính thiết thực, và định hướng rõ rang (để xác định xem công ty có đang đi đúng hướng).

Tại sao KPI’s lại quan trọng?

Từ việc đánh giá hiệu suất của nhân viên để theo dõi sự tiến bộ của công ty, có nhiều lý do cho thấy tại sao chỉ số KPI lại là một yếu tố quan trọng trong việc hỗ trợ sự phát triển của công ty bạn.

1. Đo lường mục tiêu của bạn

Mặc dù KPI có thể dễ dàng bị nhầm lẫn là mục tiêu của công ty hoặc chính là mục tiêu chính, nhưng chúng chỉ là một phương pháp đo lường các mục tiêu và chỉ tiêu. Ví dụ, nếu mục tiêu của công ty của bạn là thu được một số tiền nhất định từ việc bán những mặt hàng đắt tiền mỗi tháng, KPI của bạn sẽ chỉ cho bạn cách nhanh nhất hay chậm nhất để bạn có thể đạt được những mục tiêu này.

Một hệ thống KPI trong trường hợp này có thể chỉ ra rằng đội ngũ bán hàng của bạn chỉ tạo ra 20% doanh số kỳ vọng mà công ty của bạn đã thiết lập như là một tiêu chuẩn. Với vai trò là một người quản lý trong tình huống này, bạn ngay lập tức phải giúp đội ngũ bán hàng của bạn nhận thức rõ về tiến triển và lý do không đạt được doanh số mong muốn.

Khi bạn có thể để đo lường các mục tiêu của bạn theo cách này, nó mang lại cho bạn cơ hội để nhìn thấy bạn đang sai ở đâu và sau đó đưa ra quyết định có thể giúp bạn đạt được mục tiêu của bạn nhanh hơn.

Đây được cho là lý do quan trọng nhất tại sao KPIs nên được sử dụng và cách sử dụng quan trọng nhất của một KPI.

2. Tạo ra môi trường học hỏi

Bằng cách có thể đo lường các mục tiêu sử dụng KPI có thể tạo ra một bầu không khí học tập trong công ty của bạn. Theo nghiên cứu của Root Cause, các dữ liệu được tạo ra bằng cách đo lường các chỉ số của KPI có thể tạo ra nhiều cuộc hội thoại quan trọng ở nơi làm việc.

Khi bạn nhận thấy một điểm không thuận lợi trên KPI, bạn có cơ hội để nói chuyện với các cá nhân hoặc nhóm cụ thể liên quan tới KPI. Đây là một cơ hội tuyệt vời để bạn có thể giảng giải cho các nhân viên làm thế nào để làm những việc khác nhau và thực hiện tốt hơn để đạt được mục tiêu đề ra.

Ngoài ra, bạn có thể phân tích xem các thiết lập KPIs là một đo lường hiệu quả, và ngược lại, sửa đổi cần thiết nếu các nhân viên cảm thấy rằng các mục tiêu không thực tế để đáp ứng.

3. Tiếp nhận các thông tin quan trọng

KPI có thể cung cấp cung cấp bức ảnh tổng quan trực tiếp về hiệu suất tổng thể của công ty bạn. Khi bạn đang ở trong một thị trường cạnh tranh cao, thông tin đó có thể đóng vai trò quan trọng trong nỗ lực của bạn nhằm "đánh bại" đối thủ cạnh tranh của bạn.

Các dữ liệu thời gian thực mà KPIs cung cấp có thể cho phép bạn thực hiện điều chỉnh hệ thống để bạn không còn làm thay đổi rầm rộ vào cuối mỗi tháng để đạt được mục tiêu của bạn.

Một vài công ty sử dụng KPI để đo lường như thế nào họ đang đạt tiêu chuẩn nhất định có thể không tác động trực tiếp đến kinh doanh hoặc lợi nhuận của họ. Ví dụ, bảo vệ môi trường có thể là một ưu tiên cho doanh nghiệp của bạn và điều này có thể là một cái gì đó giúp nâng cao uy tín của công ty bạn trong thời buổi áp lực chính trị ngày càng gia tăng. Để cho thấy rằng bạn đang xem đây là vấn đề nghiêm trọng, bạn có thể công bố KPI lên trên trang web của bạn, giống như các công ty dược phẩm toàn cầu đang làm, như Pfizer.

Trên trang web chính thức của mình, Pfizer tuyên bố rằng họ cam kết tăng cường an toàn và bảo vệ môi trường, cũng như là minh bạch thông qua các báo cáo. Pfizer nói rằng nó sẽ thực hiện điều này bằng cách đo hiệu quả của nó, thiết lập các mục tiêu tiến độ, và công khai tiết lộ những nỗ lực của mình. Họ kết luận rằng:

"Chúng tôi sử dụng các KPI để đo lường và báo cáo tính hiệu quả toàn cầu của chúng tôi ra bên ngoài. Sự tập trung mạnh mẽ của chúng tôi về dữ liệu đo lường và giám sát EHS (môi trường, sức khỏe và an toàn) hiệu suất cho phép chúng tôi để làm nổi bật những thành công và xác định các chương trình cải tiến liên tục."

Ở đây bạn thấy rằng việc giám sát các KPIs giúp cho Pfizer có được những thông tin quan trọng giúp họ đánh giá sự tiến bộ nội bộ.

4. Khuyến khích tinh thần trách nhiệm

Nếu không sự tiết lộ từ số liệu thống kê quan trọng hiệu suất của KPI, bạn có thể gặp phải các nguy cơ từ việc ra quyết định không chính xác về các nhân viên trong quá trình đánh giá. Bạn có thể giả định rằng một nhân viên hoạt động kém vì anh ta/cô ấy có vấn đề đúng giờ hoặc cảm thấy có sự thiếu gắn bó với công ty, nhưng bạn không có bằng chứng định lượng. Một KPI có thể cho thấy rằng đánh giá của bạn là không chính xác và cảm nhận "hiệu năng kém" có thể cho ra những kết quả thống kê thuận lợi và mang lại kết quả tốt.

Ngược lại, nhân viên hiệu năng kém khó có thể chối cãi trường hợp của họ, nếu thống kê KPI của họ cho thấy không thuận lợi.

Về cơ bản, KPIs khuyến khích tinh thần trách nhiệm cho cả người lao động (nếu họ không thực hiện) và người sử dụng lao động (nếu KPIs được coi là không thể truy cập).

5. Nâng cao nhuệ khí

Động lực làm việc của nhân viên và sự hài lòng công việc cực kỳ quan trọng để nâng cao hiệu suất và văn hóa công ty. Nó thường có thể khó khăn để thúc đẩy nhóm của bạn khi mà mục tiêu đề ra chỉ có thể đạt được một lần một quý hoặc một năm một lần.

Nhân viên của bạn có thể cảm thấy khá bổ ích và có động lực khi nhận được báo cáo tích cực mà đáp ứng được các tiêu chí nhất định của KPI theo từng thời điểm. Các kết quả thường mang tính thời điểm. Nó tạo ra một cảm giác về kiên định và khiến họ tập trung vào việc đạt đượccác mục tiêu của KPI.

Hãng phát triển phần mềm Viewpoint Construction Software củng cố thêm quan điểm này bằng cách nhấn mạnh tầm quan trọng của một chiến lược hiệu quả KPI hướng về phía sự hài lòng của nhân viên. Họ nói rằng nếu bạn đã có một cuộc khảo sát một cách chuyên nghiệp ngành và phù hợp với tiêu chuẩn ngành cho các nhân viên của công ty bạn, bạn có thể sẽ thấy rằng hầu hết các quản lý chỉ sử dụng khoảng 60% khả năng của nhóm. Đó là số liệu chỉ trích nặng nè đối với các nhà lãnh đạo có tính tạo động lực nhất.

Một hệ thống KPI tốt sẽ cải thiện kết quả thống kê bằng cân bằng vai trò lãnh đạo của bạn với hiệu suất của nhóm mình. Họ có thể sử dụng thông tin này để theo dõi công việc và tiến bộ của nhân viên, thảo luận để tìm ra, cung cấp thông tin phản hồi, và cuối cùng là tăng sự hài lòng của công việc là mục tiêu sắp tới cần được đáp ứng.

Kết luận

Mặc dù KPI là quan trọng để đạt được mục tiêu của công ty (và hiển nhiên là tăng trưởng) bằng cách cho phép bạn thiết lập hệ thống, điều chỉnh kịp thời, bạn phải đảm bảo rằng những mục tiêu này có thể giúp bạn hành động một cách tiềm năng dựa trên các tiêu chí của KPI.

Thí dụ như nếu bạn nói với nhân viên rằng mục tiêu trong năm nay là chứng kiến một mức tăng trường từ khách hàng hiện tại, bạn sẽ gặp phải nhiều khó khăn khi tạo ra hệ thống KPI mà có thể dẫn tới những bước hành động tiếp theo bởi vì những mục tiêu này không dễ dàng có thể định lượng được.

Luôn luôn thiết lập những mục tiêu cụ thể mà cho phép bạn tạo ra những KPI cần thiết để cải thiện toàn diện kết quả kinh doanh của bạn.Trường Đào tạo Kỹ năng Quản lý SAM tổ chức khóa học "Xây dựng và triển khai KPIs từ mục tiêu công ty theo định dạng BSC" để sau khi đào tạo, công ty có thể tự xây dựng được hệ thống đánh giá thành tích, không phải thuê ngoài, việc này sẽ tiết kiệm 90% chi phí cho công ty so với thuê tư vấn.

Doanh nghiệp sẽ nhìn nhận được mình đang thiếu quy trình gì? Dư quy trình gì để có điều chỉnh, điều đó nâng cao tính kiểm soát và sử dụng chi phí một cách hiệu quả (có thể điều chỉnh giảm 5% chi phí hàng năm cho doanh nghiệp). Doanh nghiệp sẽ có cơ hội điều chỉnh định biên nhân sự, điều này rất có lợi cho doanh nghiệp trong giai đoạn khủng hoảng (nếu có). Các phòng ban sẽ làm việc hiệu quả hơn (tăng năng suất ít nhất 30%) và có sự kết nối rất chặt chẽ giữa các phòng ban mà trước nay có thể chưa có. Doanh nghiệp có cơ hội nhìn nhận và điều chỉnh chiến lược sản xuất kinh doanh, vì qua hệ thống này sẽ thể hiện rõ ràng các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đặt ra.

---------------------------------------------------------------------------------------------------

Mọi thông tin chi tiết về khóa học Anh/ Chi vui lòng liên hệ Phòng Tư vấn Trường SAM

Email: tuvan@sam.edu.vn; info@sam.edu.vn

ĐT: (08) 3938 1118 - (08)39391119

Các tin khác

Chào mừng ngày nhà giáo Việt Nam 20/11

Chúc Mừng Ngày Phụ Nữ Việt Nam 20/10/2024

Chúc Mừng Ngày Doanh Nhân 13/10

CHƯƠNG TRÌNH ƯU ĐÃI HỌC PHÍ THÁNG 07/2024

Chương trình đào tạo: "Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả" tại Công ty TNHH Sản Xuất Constantia Việt Nam

"Kỹ năng lên kế hoạch và ứng dụng quản lý" được tổ chức tại Công ty cồ phần hữu hạn Vedan Việt Nam