Ai cũng biết lợi ích của thực hành 5S là tiết kiệm được không gian, tiết kiệm được thời gian, tăng hiệu quả, giảm lãng phí, tạo một môi trường làm việc “Hăng hái – Hợp tác – Vui vẻ – An toàn và Lành mạnh” v.v.và v.v..
Tuy nhiên tỷ lệ doanh nghiệp thực hành 5S thành công còn rất khiêm tốn. Đa số đều thực hiện kiểu phong trào và không được duy trì để mang lại lợi ích thực sự cho doanh nghiệp.
Vậy thực hành 5S – khó hay dễ? Chúng ta sẽ bắt đầu từ đâu? Làm thế nào để mọi cán bộ, nhân viên trong công ty có thói quen duy trì thực hành 5S mà không cần nhắc nhở?
Chúng ta bắt đầu từ chuyện nhỏ xíu hàng ngày: Nhặt rác.
Mẫu chuyện thứ nhất:
“Khi bạn đi từ cổng công ty đến nơi làm việc, nếu thấy rác thì bạn làm gì?” – Tôi hỏi một quản lý
“Rác hả? … Tôi kêu nhân viên của tôi nhặt!” – Người quản lý trả lời
“Khi sếp kêu bạn nhặt rác, bạn có nhặt không?” – Tôi hỏi một nhân viên
“Ô! Tất nhiên rồi! Sếp kêu nhặt thì nhặt chứ!” – Người nhân viên trả lời
“Nếu sếp không kêu thì bạn có nhặt không?” – Tôi hỏi tiếp
“Vậy cũng hỏi! Sếp không kêu thì nhặt làm gì!” – Người nhân viên trả lời với giọng hơi gắt
Bài học rút ra:
Khi thấy rác, sếp kêu nhân viên nhặt thì đồng nghĩa là sếp đã dạy nhân viên rằng:
“Chừng nào tớ kêu nhặt thì nhặt!”
Và đây là lý do vì sao trong khuôn viên công ty và tại nơi làm việc luôn có rác mà chẵng ai buồn nhặt.
Mẫu chuyện thứ hai:
“Khi bạn đi từ cổng công ty đến nơi làm việc, nếu thấy rác thì bạn làm gì?” – Tôi hỏi một quản lý khác
“Rác hả? … Nếu thấy rác thì tôi nhặt ngay!” – Người quản lý này trả lời
“Khi thấy sếp bạn nhặt rác, bạn nghĩ gì?” – Tôi hỏi một nhân viên
“Ô! Sếp bị khùng!” – Người nhân viên trả lời
“Không biết sếp của bạn có khùng không, nhưng tôi dám cá với bạn là: Nếu thấy sếp nhặt rác thì đố nhân viên nào dám xả rác! Và khi không ai xả rác thì làm gì có rác để mà nhặt.” – Tôi kết luận
Bài học rút ra:
Khi thấy rác, nếu tự sếp nhặt thì nhân viên sẽ theo gương đó mà làm và không dám xả rác.
Và đây là tác nhân khiến cho khuôn viên công ty và tại nơi làm việc không bao giờ có rác.
Cũng có vị quản lý nói với tôi rằng công ty trả lương cao cho ông ta là để giải quyết những việc quan trọng, còn việc nhặt rác là của người khác!
Đúng vậy. Công ty không trả lương để cấp quản lý nhặt rác, thế nhưng thái độ và phản ứng của người quản lý khi thấy rác – nhặt hay không nhặt – lại có ảnh hưởng quyết định đến thái độ và phản ứng của nhân viên thuộc quyền.
Rác là chuyện nhỏ, nhưng nhặt rác là chuyện không nhỏ chút nào.
Câu chuyện dưới đây là một minh chứng.
“Tại World Cup 2014, dù rất thất vọng khi đội nhà để thua ngược 1-2 trước Bờ Biển Ngà (Côte D’Ivoire) ở trận ra quân ngày 15/6/2014, nhưng tan trận, các cổ động viên Nhật Bản vẫn nán lại nhặt cho bằng sạch từng mảnh rác nhỏ trên khán đài sân Arena Pernambuco ở Recife.
Mỗi cổ động viên “Samurai Xanh” đều đem theo một chiếc túi nylon để nhặt rác rồi đem vứt vào thùng. Không chỉ tại World Cup mà ở tất cả các sự kiện lớn nhỏ diễn ra nơi công cộng, người Nhật đều có ý thức thu dọn rác như vậy, hoàn toàn tự nguyện chứ không cần phải ai đó nhắc nhở.
Hình ảnh cổ động viên Nhật nhặt rác trên khán đài sau khi trận đấu kết thúc nhanh chóng được chia sẻ đi khắp các diễn đàn như Twitter, Facebook, Reddit… Họ đã để lại ấn tượng mạnh mẽ bởi sự ý thức của mình, khiến cả thế giới phải cảm phục và làm cho cổ động viên nhiều nước cảm thấy xấu hổ với hành động xả rác bừa bãi của mình.
Ý thức đó có lẽ cũng đã phần nào lý giải vì sao người Nhật đã vượt qua những khó khăn chồng chất để xây dựng đất nước cường thịnh, vươn mình đứng dậy sau Chiến tranh Thế giới thứ hai, hay gần nhất là sau thảm họa kép động đất-sóng thần hôm 11/3/2011, tạo nên một hình ảnh đẹp làm gương cho cả thế giới.”
Từ câu chuyện nhặt rác “nhỏ mà không nhỏ” nói trên, nếu chúng ta thản nhiên coi “rác là chuyện nhỏ” thì sẽ tạo thành thói quen dửng dưng trước những chuyện có vẻ lớn hơn – ví dụ như bảng tên của đơn vị bị rớt mất chữ đã lâu, và hàng ngày có biết bao lượt lãnh đạo, quản lý và nhân viên vào ra nhưng không ai nhìn thấy, không ai có bất kỳ hành động gì … bởi vì “đấy không phải là việc của mình!”. Và ý thức cộng đồng lâu ngày đã trở thành một khái niệm xa lạ.
Thực hành 5S – khó hay dễ? Chúng ta sẽ bắt đầu từ đâu? Làm thế nào để mọi cán bộ, nhân viên trong công ty có thói quen duy trì thực hành 5S mà không cần nhắc nhở?
Điều này liên quan đến ý thức của mọi người đối với mọi vật chung quanh và tuân theo trình tự:
“Quan sát –> Suy nghĩ –> Cảm xúc –> Hành động –> Kết quả”
Chúng ta học được điều gì?
Trước khi có ý thức cộng đồng, chúng ta phải có ý thức cá nhân.
Trong gia đình, ý thức của con trẻ được hình thành qua quan sát cách hành xử của bậc cha mẹ.
Trong công ty, ý thức của nhân viên được xây dựng và củng cố qua quan sát cách hành xử của lãnh đạo cấp trên.
Và chỉ khi nào người ta thấy rằng “THỰC HÀNH 5S LÀ LÀM CHO CHÍNH MÌNH” thì khi đó chương trình 5S mới có thành công thực sự./.
Tham khảo khóa học "Thực hành 5S - Kaizen" được giảng dạy bởi các giảng viên có bề dày thành tích và kinh nghiệm tại trường Đào tạo Kỹ năng Quản lý SAM.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Mọi thông tin chi tiết về khóa học, Anh/ Chị có thể liên hệ BP. Tư vấn Trường SAM qua
Số điện thoại: (028) 35 178848 - 35 178849
Hoặc email: info@sam.edu.vn; tuvan@sam.edu.vn