Chắc chắn bạn đã từng bạn ngợp thở, lắc đầu khi chuẩn bị tâm thế vào kho bãi; ngán ngẩm nhìn vào hàng hóa chất đống cao ngất ngưỡng; bạn đã bỏ ra hàng giờ đổ mồ hôi chỉ để kiếm một sản phẩm thất lạc;…Hàng loạt những thứ rối tung rối mù đang tồn tại âm thầm trong kho bãi. Sau đây là những kinh nghiệm để giúp bạn thoát ra khỏi những ám ảnh kể trên:
1. Thiết lập quy trình xuất-nhập sản phẩm, hàng hóa trong kho bãi chi tiết, khoa học
Để vận hành thủ tục kho đơn giản và nhanh gọn thì việc không thể thiếu là thiết lập quy trình xuất-nhập kho một cách rõ ràng, khoa học và chi tiết. Để làm được điều đó thì doanh nghiệp cần làm rõ nhiệm vụ và quyền hạn của người thực hiện từng quy trình, từng hoạt động xuất – nhập.
Cần trả lời những câu hỏi:
Nhập kho:
- ai là người đề nghị mua hàng?
- ai là người kiểm tra?
- ai phê duyệt?
- ai thực hiện việc mua hàng?
- ai chịu trách nhiệm nhập hàng vào kho?
- ai là người hạch toán ghi sổ?
Xuất kho
- ai là người đề nghị xuất hàng?
- ai kiểm tra?
- ai phê duyệt?
- ai là người xuất kho?
- ai chịu trách nhiệm giao hàng?
- ai đảm nhiệm công việc hạch toán trên sổ sách?
2. Quản lý, theo dõi một cách tỉ mỉ và liên tục
Cần thường xuyên kiểm tra tình trạng hàng hóa trong kho để đáp ứng nhu cầu xuất kho và lượng hàng dự trữ phòng trường hợp có nhu cầu đột xuất. Kiểm kê để hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ vào kho bổ sung. Doanh nghiệp quản lý danh mục hàng hóa, càng cụ thể, chi tiết bao nhiêu thì càng dễ thống kê, kiểm soát tình trạng đáp ứng của kho hàng bấy nhiêu. Nhờ có việc quản lý, theo dõi một cách tỉ mỉ, chi tiết sẽ giúp hạn chế được tình trạng hàng han rỉ, hỏng hóc, hao mòn cũng như tình trạng hàng hóa bị thất thoát mà không hề hay biết. Bên cạnh đó việc luân chuyển, bảo quản cẩn thận cũng như được lưu trữ một lượng vừa đủ ở trong kho.
3. Sử dụng phần mềm và công cụ hỗ trợ
Với những doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đòi hỏi số lượng nguyên vật liệu, hàng hóa dự trữ trong kho đủ lớn để đáp ứng nhu cầu từ các đơn vị, phòng ban. Đồng thời với sự đa dạng của các hàng hóa, nguyên vật liệu thì việc quản lý thủ công trên sổ sách, excel sẽ rất khó đảm bảo sự chi tiết cũng như tính chính xác của thông tin.
Để giải quyết những khó khăn đó, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm chuyên dụng hỗ trợ công tác quản lý kho, quản lý hàng hóa chi tiết đến từng chủng loại, nhóm, danh mục, đơn vị, thuộc tính,…kết hợp công tác phân tích, thống kê, tính toán khả năng đáp ứng của kho hàng, giải quyết các yêu cầu nhập, xuất hàng liên tục với số lượng lớn sẽ là một giải pháp tối ưu giúp quản lý kho bãi hiệu quả hơn.
4. Chú trọng đào tạo nghiệp vụ và trình độ chuyên môn cho đội ngũ nhân sự quản lý kho.
Con người là nhân tố chính sử dụng và vận hành toàn bộ hệ thống. Khi người thủ kho, quản lý kho thiếu kĩ năng, kinh nghiệm sử dụng phần mềm, tính cách thiếu tỉ mỉ cẩn thận, thao tác chậm chạp,…sẽ gây ra nhiều hệ lụy đến hoạt động quản lý kho. Nhẹ thì giải quyết chậm chạp ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc chung của những bộ phận liên quan đến kho hàng. Nghiêm trọng là những vấn đề thất thoát, hàng hóa hỏng hóc, ghi sổ nhầm lẫn, thiếu xót, không cân đối giữa thực tế và sổ sách.
Thực hiện đầy đủ 4 đề xuất trên góp phần giúp doanh nghiệp quản trị kho bãi một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Đến với Khóa học “Quản trị kho bãi chuyên nghiệp” của Trường Đào tạo Kỹ năng Quản lý SAM để cùng chia sẻ những khó khăn còn vướng mắc trong quá trình quản lý kho và tìm ra những giải pháp hữu hiệu để xua tan nỗi ám ảnh mang tên “quản trị kho bãi”.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Mọi thông tin chi tiết về khóa học, Anh/ Chị có thể liên hệ BP. Tư vấn Trường SAM qua
Số điện thoại: (028) 39381118 - 39381119
Hoặc email: info@sam.edu.vn; tuvan@sam.edu.vn
Xem thông tin chi tiết Chương trình Tri ân khách hàng tại đây