Trong thời buổi hiện nay, bài toán đặt ra cho các doanh nghiệp là làm sao để kiểm soát và quản lý các hoạt động của mình nhằm đảm bảo đầu ra là các sản phẩm chất lượng cho thị trường trong điều kiện hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng mở rộng và yêu cầu chất lượng ngày càng cao của khách hàng. Vấn đề hiện nay mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp phải là khó khăn trong việc làm chủ tiến trình quản lý chất lượng. Chính vì thế mà nhu cầu tìm kiếm một phương thức quản lý mới là yêu cầu cấp thiết với sự phát triển của doanh nghiệp và chu trình PDCA chính là lời giải đáp cho các vướng mắc trên.
Năm 1950, Tiến sĩ Deming đã giới thiệu cho người Nhật chu trình PDCA: lập kế hoạch - thực hiện - kiểm tra - điều chỉnh (Plan-Do-Check-Act). Ông tin rằng 80 – 85% chất lượng sản phẩm, dịch vụ có đạt hay không là do ở vấn đề quản lý. Có thể nôm na hiểu chu trình này như sau:
P (Plan) : lập kế hoạch, định lịch và phương pháp đạt mục tiêu.
D (Do): Đưa kế hoạch vào thực hiện.
C (Check): Dựa theo kế hoạch để kiểm tra kết quả thực hiện.
A (Act): Thông qua các kết quả thu được để đề ra những tác động điều chỉnh thích hợp nhằm bắt đầu lại chu trình với những thông tin đầu vào vào mới.
Với hình ảnh trực quan mô tả chu trình là một vòng tròn trên mặt nghiêng cho thấy thực chất của quá trình quản lý là sự cải tiến liên tục. Đối với các tổ chức, doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, thì chu trình PDCA gần như là bài học vỡ lòng không thể thiếu. Vòng tròn PDCA lúc đầu được đưa ra như là các bước công việc tuần tự cần tiến hành của việc quản trị nhằm duy trì chất lượng hiện có. Nhưng do hiệu quả mà nó đem lại, ngày nay nó được sử dụng như một công cụ nhằm cải tiến không ngừng và nâng cao chất lượng sản phẩm.
Vậy PDCA là gì?
Đây là một chu trình hoạt động chuẩn với phương thức hoạt động khá đơn giản. Đầu tiên là công tác hoạch định (Plan) cho những việc cần làm. Tiếp đến là khâu triển khai thực hiện (Do) những công việc đó. Sau khó kiểm tra (Check) lại những việc đã làm và cuối cùng là hành động khắc phục, phòng ngừa những sai sót, yếu kém, những điểm không phù hợp (Act) để cải tiến. PDCA giúp cho công việc được hoạch định và triển khai một cách bài bản, hạn chế được những sai sót dẫn đến thiệt hại, mất mát.
Có rất nhiều suy nghĩ thiện cận khi thực hiện chu trình PDCA. Họ thường cho rằng hoạch định thuộc trách nhiệm của người quản lý, việc thực hiện là dành cho nhân viên, khâu kiểm tra và đề ra những yêu cầu khắc phục, phòng ngừa thuộc quyền hạn của người quản lý. Với nhận thức như trên đã bó hẹp hành động của nhân viên, họ chỉ thực hiện mà không cần phải hoạch định hay kiểm tra gì cả. Sai sót hoặc những điểm không phù hợp chỉ có thể được phát hiện khi có người quản lý kiểm tra. Khi đó, chính người quản lý phải đưa ra giải pháp khắc phục và ngăn ngừa sự tái diễn mà thiếu mất công tác triển khai, thực hiện. Tất cả những điều này dẫn đến sự hoạt động kém hiệu quả khi cho rằng các nhân tố hoạt động trong chu trình đều hoạt động tách biệt, rời rạc và cứng nhắc.
Vì vậy điều quan trọng nhất là nhận thức đầy đủ về chu trình PDCA. Chúng ta thấy rằng ngay cả người nhân viên, trong khâu thực hiện (Do) cũng phải đi qua tuần tự các bước lập kế hoạch (Plan), thực hiện (Do), rồi phải tự kiểm tra (Check) và tự khắc phục, phòng ngừa những điểm không phù hợp (Act). Điều này làm tăng tính chủ động hơn cho nhân viên giúp họ biết cách tự lập kế hoạch nhỏ cho mình trước khi bắt tay vào làm bất kì công việc gì, có thể cách tự kiểm tra và tự khắc phục những lỗi nhỏ ngay tại chỗ thay vì bị động chờ đợi cấp trên hoặc bộ phận khác đến khắc phục.
Triết lý PDCA với nhận thức ở mức độ đầy đủ phải được áp dụng xuyên suốt trong hoạt động của từng người, từng khâu trong hệ thống quản trị của tổ chức, doanh nghiệp. Triết lý ấy sẽ giúp cho các hoạt động cải tiến liên tục – vốn là đòi hỏi sống còn của tổ chức, doanh nghiệp.
Vai trò kỹ năng giám sát và quản lý sản xuất ngày càng được khẳng định vị thế trong thời buổi kinh tế hiện nay. Đến với Khóa học “Kỹ năng giám sát và quản lý sản xuất” của Trường Đào tạo Kỹ năng Quản lý SAM để cùng với các chuyên gia của SAM với những kinh nghiệm thực tiễn tại các nhà máy, xí nghiệp hàng đầu sẽ cung cấp cho học viên những kiến thức, kỹ năng thiết yếu trong công tác giám sát công việc hiệu quả.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Mọi thông tin chi tiết về khóa học, Anh/ Chị có thể liên hệ BP. Tư vấn Trường SAM qua
HOTLINE: 0901 457 245 - 0963 245 645
Điện thoại: (028) 39381118 – 39381119
Hoặc email: info@sam.edu.vn; tuvan@sam.edu.vn