Quản trị dự án là gì ?
Quản trị dự án là việc ứng dụng những kiến thức, kỹ năng, công cụ kỹ thuật vào trong các hoạt động dự án để đạt được các mục tiêu đã đặt ra. Tổng hợp những hoạt động quản trị liên quan đến việc lập, triển khai dự án nhằm đáp ứng mục tiêu và góp phần thực hiện mục tiêu chung của Doanh nghiệp. Quản trị dự án là hoạt động đặc thù mang tính khách quan, trong đó phản ánh toàn bộ các chức năng quản trị như: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát.
- Hoạch định dự án bao gồm các hoạt động: thu thập và xử lý các thông tin có liên quan đến dự án. Xác định các mục tiêu của dự án về thời gian, chi phí, chất lượng và hiệu quả dự án. Xác định nguồn lực phân bổ vào từng giai đoạn của dự án.
- Tổ chức điều phối và lãnh đạo các hoạt động của dự án như: lựa chọn mô hình tổ chức dự án, xây dựng quy định nguyên tắc thực hiện, phối hợp nhân sự giữa các bên liên quan, điều phối, kiểm tra và theo dõi việc thực hiện dự án.
- Kiểm soát và đánh giá toàn bộ quá trình dự án. Hoạt động này thực hiện các công việc như: đánh giá dựa trên mục tiêu ban đầu đặt ra so với kết quả cuối cùng đạt được, phân tích, đánh giá rủi ro và kịp thời điều chỉnh dự án
Vai trò của quản trị dự án
- Các hoạt động quản trị đóng vai trò quan trọng quyết định sự thành công của hoạt động quản trị Doanh nghiệp nói chung và hoạt động quản trị dự án nói riêng. Quản trị dự án đóng vai trò quyết định đối với sự thành bại của dự án bởi vì nó đảm bảo thực hiện các mục tiêu của dự án, đồng thời điều phối, phân bổ các nguồn lực của dự án.
- Quản trị dự án đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ. Yếu tố thời gian là vô cùng cần thiết đối với dự án. Trong nhiều trường hợp, nếu không đảm bảo yếu tố về thời gian, dự án có thể sẽ thất bại.
Quá trình quản trị dự án
Bước 1: xác định dự án
Xác định dự án là giai đoạn đầu tiên của quản trị dự án nhằm nắm rõ những yêu cầu của chủ đầu tư, ý tưởng sáng tạo, phương án giải quyết vấn đề của Doanh nghiệp
Bước 2: phân tích và lập dự án
Phân tích và lập dự án là giai đoạn nghiên cứu chi tiết dự án đã được đề xuất trên sáu phương diện chủ yếu: kỹ thuật, tổ chức – quản lý, thể chế – xã hội, thương mại, tài chính, kinh tế. Để phục vụ cho việc phân tích và lập dự án, nhà quản trị phải tổ chức thu thập đầy đủ thông tin cần thiết về thị trường, môi trường tự nhiên, các nguồn nguyên liệu tại chỗ, các đặc điểm văn hoá, xã hội, dân cư trong vùng, các quy định của chính phủ …
Bước 3: thẩm định và phê duyệt dự án
Dự án được hình thành cần phải được thẩm định một cách cẩn thận và cụ thể. Việc thẩm định càng được triển khai tốt càng giúp cho dự án có khả năng thành công cao. Việc thẩm định có thể được tiến hành với từng công đoạn, từng phần việc của dự án hoặc tiến hành với toàn bộ dự án. Mục đích của giai đoạn này là nhằm xác định lại toàn bộ những kết luận được đưa ra trong quá trình chuẩn bị và phân tích dự án ở trên, đánh giá tính hợp lý, tính khả thi và hiệu quả của dự án, trên cơ sở đó chấp nhận hay bác bỏ dự án của Doanh nghiệp. Trong trường hợp dự án còn có những bất hợp lý trong thiết kế thì tuỳ theo mức độ khác nhau, dự án có thể phải sửa lại từng phần hay buộc phải xây dựng lại hoàn toàn.
Bước 4: triển khai thực hiện dự án
Giai đoạn triển khai thực hiện dự án được coi là bắt đầu từ khi chi phí được đưa vào cho đến khi dự án kết thúc hoạt động. Trên thực tế, người ta thường chia giai đoạn này thành những giai đoạn nhỏ hơn để tiện cho việc theo dõi và quản lý.
Bước 5: Tổng kết và kết thúc dự án
Nhiệm vụ của giai đoạn nghiệm thu, tổng kết và kết thúc dự án là làm rõ những mặt thành công, những hạn chế của toàn bộ quá trình thực hiện dự án nhằm rút ra những bài học kinh nghiệm cho công tác quản trị các dự án của Doanh nghiệp trong tương lai.
Tóm lại, các giai đoạn quản trị dự án có mối quan hệ tác động qua lại lẫn nhau, vừa quy định vừa bổ sung cho nhau.
Trường Đào Tạo Kỹ Năng Quản Lý SAM