Kỹ năng đàm phán tốt là yếu tố quyết định đến hiệu quả của một cuộc giao dịch, trao đổi, ký kết hợp đồng. Người có khả năng thỏa thuận, đàm phán chuyên nghiệp cũng nhận được sự tin tưởng và đánh giá cao của đối tác, bạn bè, đồng nghiệp.
1. Đàm phán là gì?
Đàm phán là cách để mọi người có thể giải quyết những bất đồng, tránh tình trạng xung đột và tranh luận. Hiểu đơn giản hơn thì đây là quá trình mọi người thảo luận để đạt được những thỏa thuận. Trong công việc, đàm phán có thể diễn ra ở những cuộc họp thỏa thuận ký kết hợp đồng giữa chuyên viên kinh doanh với đối tác khách hàng.
Khi có những bất đồng thì ai cũng sẽ muốn đạt được kết quả tốt nhất có thể cho bản thân họ hoặc là tổ chức mà họ đại diện. Tuy nhiên, để có kết quả đàm phán tốt nhất, mọi người nên chú ý đến một số nguyên tắc quan trọng trong đàm phán như: công bằng, lợi ích chung và duy trì mối quan hệ.
Đàm phán được dùng trong các vấn đề chính trị của đất nước. Tuy nhiên, ai cũng có thể học được kỹ năng đàm phán và áp dụng trong nhiều tình huống. Kỹ năng đàm phán có thể giúp bạn giải quyết những bất đồng nảy sinh giữa bạn và người khác.
>>>> Kỹ năng đàm phán trong kinh doanh
2. Quá trình đàm phán gồm những giai đoạn nào?
Để đạt được kết quả đàm phán như mong muốn, bạn cần nắm được các giai đoạn trong quá trình đàm phán. Ví dụ, trong công việc, bạn sẽ cần sắp xếp một cuộc họp để tất cả các bên liên quan có thể ngồi cùng với nhau để đàm phán các vấn đề như ký kết hợp đồng, xin hỗ trợ vốn đầu tư,... Các bên đàm phán có thể là những cá nhân đảm nhận chức vụ quan trọng, đại diện cho công ty chẳng hạn như giám đốc tài chính, giám đốc kinh doang, trưởng phòng,...
Quá trình đàm phán sẽ gồm 6 giai đoạn: Chuẩn bị, Tranh luận, Làm rõ mục tiêu, Đàm phán để đạt đến thỏa thuận có lợi cho 2 bên, Thỏa thuận, Thực thi hành động.
2.1. Chuẩn bị
Trước khi tiến hành cuộc đàm phán, bạn nên ấn định về thời gian, địa điểm cũng như những người sẽ tham gia đàm phán. Hơn nữa, hãy đặt ra thời lượng của buổi đàm phán để tránh những bất đồng xảy ra.
2.2. Tranh luận
Trong giai đoạn này, thành viên của mỗi bên sẽ đưa ra quan điểm của mình với vấn đề cần được đàm phán. Kỹ năng cần thiết trong giai đoạn này là đặt câu hỏi, lắng nghe và làm rõ.
2.3. Làm rõ mục tiêu
Sau giai đoạn tranh luận, các mục tiêu, lợi ích và quan điểm của cả hai bên cần phải được làm rõ. Hãy liệt kê các yếu tố theo xếp hạng ưu tiên. Làm rõ các yếu tố này, 2 bên có thể xác định được một số điểm chung. Làm rõ mục tiêu là giai đoạn cần thiết trong quá trình đàm phán vì nếu không có nó, những hiểu lầm có thể xảy ra dẫn đến khó đạt được thỏa thuận có lợi cho cả 2 bên.
2.4. Đàm phán để đạt đến thỏa thuận có lợi cho 2 bên
Một kết quả đôi bên cùng có lợi thường là kết quả tốt nhất của buổi đàm phán. Tuy không phải lúc nào cũng làm được điều này nhưng đây được xem như là mục tiêu cuối cùng của buổi đàm phán. Kết quả "đôi bên cùng có lợi" là kết quả mà cả hai bên đều cảm thấy họ đã đạt được điều họ mong muốn và quan điểm của họ đã được xem xét thông qua quá trình đàm phán.
2.5. Thỏa thuận
Thỏa thuận có thể đạt được khi cả 2 bên hiểu được quan điểm cũng như lợi ích của nhau. Điều cần thiết là mọi người tham gia phải cởi mở để đưa ra một giải pháp mà cả 2 bên đều chấp nhận được. Bất kỳ thỏa thuận nào cũng cần phải rõ ràng để cả hai bên đều biết những gì đã được thống nhất.
2.6. Thực thi hành động
Sau khi đạt được thỏa thuận, cả 2 bên cần đề ra các hành động để thực thi các quyết định đã được thống nhất.
3. Làm gì khi đàm phán không thành?
Nếu quá trình đàm phán không thành và 2 bên chưa thể đạt được thỏa thuận thì trợ lý giám đốc cần lên lịch cho cuộc họp tiếp theo để tránh tình trạng tranh cãi gây lãng phí thời gian và ảnh hưởng đến các mối quan hệ trong tương lai. Trong cuộc họp tiếp theo, nếu có bất kỳ ý tưởng hay lợi ích gì mới bạn cũng cần phải lưu ý và hãy xem xét lại buổi đàm phán trước đó. Lúc này việc xem xét các giải pháp thay thế cũng rất quan trọng hoặc bạn có thể mời thêm bên thứ 3 đến để trợ giúp cho buổi phỏng vấn.
Với những thông tin vừa cung cấp bên trên, Joboko.com hy vọng bạn đọc sẽ có thêm hiểu biết về kỹ năng đàm phán. Một cuộc đàm phán có diễn ra tốt đẹp, thành công hay không cũng còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Trong đó, Kỹ năng giao tiếp tốt, thuyết phục người nghe cũng là yếu tố khiến đối tác đánh giá cao chuyên môn, kinh nghiệm và sự hiểu biết của người bạn đồng hành. Vì vậy, rèn luyện kỹ năng giao tiếp ứng xử đúng đắn sẽ thể hiện bạn là người lịch sử, đáng để người khác tôn trọng, đồng thời mang đến nhiều lợi ích cho công việc kinh doanh trong tương lai gần.
Mặt khác, sở hữu khả năng giao tiếp khéo léo thôi chưa đủ mà bạn cần phải có kỹ năng tư duy sáng tạo. Hai kỹ năng này nếu được trau dồi, nâng cao thì bạn sẽ không gặp trở ngại khi giải quyết mọi vấn đề hay sự cố phát sinh. Người có tư duy sáng tạo luôn phát triển không ngừng và có nhiều cơ hội dù trong công việc hay cuộc sống.
>>>> Kỹ năng đàm phán trong kinh doanh
Nguồn: Kiến thức đào tạo
Trường Đào Tạo Kỹ Năng Quản Lý SAM