Ngân sách là gì? Vai trò của việc lập kế hoạch ngân sách

1. Ngân sách là gì?

Ngân sách là một danh sách tất cả các khoản chi phí và doanh thu được tổng hợp bằng cách ước lượng, dự đoán, tính toán trước. Nói cách khác, ngân sách có thể được hiểu đơn giản là một kế hoạch chi tiêu, nhằm cung cấp góc nhìn tổng thể về hiệu quả hoạt động hiện tại và tương lai của doanh nghiệp. Ngân sách đóng vai trò quan trọng và việc lập kế hoạch là điều không thể thiếu.

2. Các loại ngân sách

Ngân sách cũng được chia làm nhiều loại khác nhau, bao gồm:

• Ngân sách tổng thể (master budget): Là ngân sách có quy mô lớn nhất, mang lại cái nhìn tổng quát về toàn bộ tình trạng tài chính hiện tại của doanh nghiệp, bao gồm ngân sách của từng phòng ban.

• Ngân sách hoạt động (operating budget): Là ngân sách dự báo và phân tích thu chi của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định.

• Ngân sách dự báo dòng tiền (cash flow budget): Là ngân sách thể hiện dòng chảy của tiền trong doanh nghiệp ở một khoảng thời gian nhất định.

• Ngân sách tài chính (financial budget): Là ngân sách giữ vai trò chiến lược giúp doanh nghiệp quản lý tài sản, dòng tiền, thu chi,….

• Ngân sách cố định (static budget): Là ngân sách có số liệu cố định mặc cho các yếu tố khác như lợi nhuận, doanh số,… có thay đổi.

3. Vai trò của việc lập kế hoạch ngân sách

• Giúp doanh nghiệp đi đúng hướng: Nhờ có một kế hoạch chi tiết, rõ ràng, doanh nghiệp sẽ biết chính xác những việc cần làm trong hiện tại và tương lai. Từ đó, những quyết định của doanh nghiệp không bị lệch khỏi mục tiêu đã đề ra.

• Sử dụng hiệu quả nguồn lực hiện có: Không chỉ là kế hoạch cho tương lai mà ngân sách còn thể hiện chính xác tình trạng của doanh nghiệp, mang lại cái nhìn tổng quát nhất về hiệu quả hoạt động của cả doanh nghiệp.

• Dự đoán tương lai: Kế hoạch đóng vai trò như một tấm bản đồ thời gian, để doanh nghiệp định hình những việc phải làm trong tương lai cũng như những mục tiêu phải đạt được.

• Thước đo hiệu quả: Ngoài việc quản trị các nguồn thu chi thì kế hoạch ngân sách cũng thường xuyên được dùng để làm thước đo cho hiệu quả hoạt động của một doanh nghiệp, giúp các nhà quản trị đánh giá kết quả thực tế so với kỳ vọng.

4. Quy trình lập kế hoạch ngân sách doanh nghiệp

Tùy vào công việc, dự án, cá nhân mà kế hoạch ngân sách sẽ có những sự điều chỉnh khác nhau. Đối với doanh nghiệp, thường có 2 loại ngân sách để tổng hợp:

4.1 Ngân sách hoạt động

Là ngân sách dùng cho các hoạt động của doanh nghiệp như marketing, thiết kế, phân phối sản phẩm, chăm sóc khách hàng,….

Bước 1: Ước lượng doanh thu

Bạn có thể dựa vào tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong quá khứ và hiện tại làm cơ sở, từ đó đưa ra con số mong đợi trong tương lai. Con số này không nên quá xa so với khả năng của doanh nghiệp vì có thể tạo ra áp lực lên đội ngũ nhân viên. Thay vào đó, một con số thực tế sẽ là động lực thúc đẩy hiệu quả làm việc của các phòng ban.

Bước 2: Tính toán nguồn vốn

Từ doanh thu dự đoán ở trên, các nhà quản lý có thể lập ngân sách nguồn vốn. Nói cách khác, để đạt được doanh thu dự kiến như trên thì cần nguồn vốn bao nhiêu, bao gồm nhân công, nguyên vật liệu,….

Bước 3: Các chi phí dự kiến

Chi phí phát sinh là điều không thể thiếu việc chuẩn bị từ trước sẽ giúp doanh nghiệp có được sự chuẩn bị tốt nhất trong mọi tình huống.

Bước 4: Thu nhập dự kiến

Khác với doanh thu được mong đợi, thu nhập dự kiến là con số dựa trên các dữ liệu hoạt động dự kiến.

Bước 5: Dự đoán tình huống

Sự thay đổi của các tình huống sẽ tạo ra vô số những biến đổi mà bạn không thể lường trước được. Ví dụ, điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta tăng ngân sách quảng cáo hay việc cắt giảm nhân sự trong giai đoạn này sẽ tác động như thế nào đến doanh nghiệp,….

4.2 Ngân sách tài chính:

Gồm các báo cáo tài chính, dự báo và ngân sách vốn, ngân sách tiền. Trong đó, ngân sách tiền rất quan trọng vì nó thể hiện sự thiếu hụt và thặng dư trong từng giai đoạn. Các bước dưới đây sẽ giúp bạn xây dựng một ngân sách tiền:

Bước 1: Cộng doanh thu

Xác định các khoản doanh thu dự kiến, bao gồm doanh thu từ khách hàng và các nguồn khác trong từng giai đoạn.

Bước 2: Trừ các khoản chi

Dựa theo tình hình hoạt động mà ước lượng những khoản tiền phải chi tiêu, thuế, lương nhân viên, cơ sở vật chất,….

Bước 3: Cân đối thu chi

Bạn phải tính toán để đảm bảo cân đối giữa thu và chi trong từng giai đoạn bằng cách cộng các khoản thu và trừ đi những khoản chi.

Bước 4: Tính cân đối cuối kỳ

Khoản tiền cân đối đầu kỳ này là khoản tiền cân đối cuối kỳ trước, bằng cách cộng vào khoản dư hoặc thiếu mà bạn sẽ có cân đối vào cuối kỳ.

Bước 5: Xác định cấp vốn

Từ cân đối cuối kỳ mà nhà quản trị sẽ đưa ra quyết định tiếp theo. Nếu cân đối là một số dương cho biết doanh nghiệp hiện đang đủ vốn, ngược lại, cân đối là một số âm cho thấy doanh nghiệp cần một kế hoạch cấp vốn cho những khoản thâm hụt.

Trường Đào Tạo Kỹ Năng Quản Lý SAM