CÁC QUY TRÌNH KIỂM SOÁT CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ
Muốn công việc đạt hiệu quả cao thì ngoài việc hoạch định tốt kế hoạch thực hiện còn phải kiểm soát đúng như kế hoạch ban đầu. Vì thế quá trình kiểm soát thực hiện công việc cũng rất quan trọng.
Kiểm soát là quá trình xác định thành quả đạt được trên thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch, trên cơ sở đó đưa ra biện pháp điều chỉnh sự sai lệch để đảm bảo tổ chức đạt được mục tiêu. Từ đó, nhân viên theo kế họach đã định để cải tiến công việc đạt hiệu quả cao hơn đảm bảo hoàn thành công việc đúng tiến độ đã đề ra. Để thực hiện quá trình kiểm soát công việc cần trải qua 3 bước:
Xem thêm: kỹ năng hoạch định và kiểm soát công việc
Bước 1: Thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát
Tiêu chuẩn kiểm soát là cơ sở để dựa vào đó các nhà quản trị tiến hành đánh giá và kiểm định công việc. Đó là những định mức, những chuẩn mực, những kế hoạch cụ thể. Tiêu chuẩn kiểm soát được đặt ra khác nhau tuỳ thuộc vào tính chất của công việc cần kiểm soát.
Tiêu chuẩn định lượng là những tiêu chuẩn có thể lượng hóa được qua các con số cụ thể. Ví dụ như số lượng sản phẩm, chi phí, giá cả, số giờ làm việc… do đó những thông tin mang tính định lượng thường dễ kiểm sóat.
Tiêu chuẩn định tính bằng các con số cụ thể. Ví dụ như ý thức trách nhiệm, thái độ lao động trong công việc…nên rất khó kiểm sóat và thường đánh giá chúng qua các nhân tố trung gian (ví dụ dùng tiêu chuẩn phẩm chất để đánh giá mặt đạo đức của con người).
Khi xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát công việc cần lưu ý:
- Tránh đưa ra tiêu chuẩn không đúng hoặc không quan trọng.
- Tránh đưa ra tiêu chuẩn quá cao, không thể đạt được.
- Tránh đưa ra tiêu chuẩn mâu thuẫn nhau.
- Phải giải thích được một cách hợp lý của các tiêu chuẩn đề ra.
Bước 2: Đo lường kết quả
Tiến hành đo lường một cách khách quan đối với những công việc đang xảy ra hoặc đã xảy ra hoặc lường trước đối với những sự việc sắp xảy ra, sau đó so sánh với những tiêu chuẩn ở bước 1 để phát hiện ra sự sai lệch hoặc nguy cơ có sự sai lệch làm cơ sở cho việc xác định các biện pháp sửa chữa và điều chỉnh trong bước 3. Hiệu quả việc đo lường sẽ phụ thuộc vào phương pháp đo lường và công cụ đo lường. Đối với những tiêu chuẩn kiểm soát biểu hiện dưới dạng định lượng thì việc đo lường có thể đơn giản, nhưng đối với những tiêu chuẩn là định tính thì việc đo lường phức tạp hơn.
Bước 3: Điều chỉnh các sai lệch
Sau khi phát hiện các sai lệch ở bước 2, cần phân tích nguyên nhân cuả sự sai lệch đó, đồng thời đưa ra các biện pháp sửa chữa và điều chỉnh khắc phục kịp thời.
Tóm tắt lại quá trình kiểm soát công việc được thực hiện như sau:
Từ kết quả thực tế (lần 1) à Tiến hành đo lường kết quả thực tế đó à So sánh kết quả thực tế đó với tiêu chuẩn đã đặt ra à Xác định các sai lệch à Phân tích nguyên nhân sai lệch à Đưa ra phương án điều chỉnh à Tiến hành thực hiện theo các phương án điều chỉnh à Cho đến khi đạt được kết quả công việc như mong muốn.
Như vậy, muốn hoàn thành tốt công việc và đạt hiệu quả cao thì ngoài việc nhà quản lý hoạch định đúng kế hoạch còn phải kiểm soát quá trình thực hiện công việc sao cho đạt hiệu quả như ban đầu hoặc cao hơn cả mục tiêu đề ra. Hi vọng, những kiến thức về quy trình kiểm soát công việc trên sẽ thật hữu ích giúp các Anh/Chị nắm vững và hoàn thành tốt công việc của mình tại doanh nghiệp.
Trường Đào Tạo Kỹ Năng Quản Lý Như vậy, bài viết đã cung cấp những kiến thức hữu ích cho doanh nghiệp có thể xây dựng qui trình làm việc tại doanh nghiệp của mình để sau đó có thể dễ dàng hoạch định và kiểm soát công việc diễn ra tối ưu, nhanh chóng, hiệu quả hơn.
Chúng ta phải biết mình muốn cái gì, phải lập kế hoạch như thế nào để đạt được điều mình muốn và kế đó là phải giám sát công việc để kế hoạch được thực hiện như mong đợi. Hãy tham gia Chương trình đào tạo khóa học “Hoạch định và kiểm soát công việc” của Trường Đào tạo Kỹ năng Quản lý SAM bạn sẽ được cung cấp thêm nhiều kiến thức và kinh nghiệm để áp dụng hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của bạn !
Trường Đào Tạo Kỹ Năng Quản Lý SAM