Bất kì hoạt động kinh doanh nào đều tuân theo một mô hình tuần hoàn. Các dịch vụ và sản phẩm hàng hóa sẽ đi từ giai đoạn triển khai, tăng trưởng, bão hòa và cuối cùng là suy thoái. Chính vì thế đòi hỏi doanh nghiệp phải liên tục cải thiện, đầu tư vào nghiên cứu và phát triển để cải tiến những sản phẩm hiện có và đưa ra các ý tưởng mới.
Và tất cả những giai đoạn trên đều cần vốn. Thường xảy ra hơn mọi người vẫn nghĩ, các dự án đầu tư có thể dễ dàng được nắm bắt với một mức giá hời chỉ cần có sẵn tiền trong tay đúng thời điểm. Khi có sẵn vốn, một bên có thể chiếm được thế thượng phong khi thương lượng mức giá đầu tư bởi vì họ có khả năng thanh toán ngay lập tức. Có sẵn tiền mặt cũng sẽ cho phép doanh nghiệp phát triển những sản phẩm mới hoặc cải tiến những sản phẩm hiện có mà không cần phải đi vay.
Khả năng thanh toán tiền sẽ mang lại trụ cột tài chính vững chắc đảm bảo cho việc chia lợi nhuận cho các cổ đông dưới dạng cổ tức và mua lại cổ phần. Điều này sẽ tạo sự tin tưởng cho các cổ đông và từ đó khiến hoạt động kinh doanh “dễ thở” hơn.
Tiền mặt cũng cho phép doanh nghiệp đối phó với những khoản chi phí ngoài dự tính, ví dụ như các chi phí pháp lý và tổn thất gây ra bởi thiên tai.
Chuyện gì sẽ xảy ra nếu doanh nghiệp không có tiền dự trữ?
Thiếu hụt tiền mặt có thể đe dọa tới tình trạng thanh khoản của doanh nghiệp, hạn chế khả năng thanh toán cho các chủ nợ. Nếu một doanh nghiệp có dấu hiệu có vấn đề về tiền mặt, khả năng vay tiền sẽ thu hẹp dần do các bên cho vay sẽ nghi ngờ khả năng thanh toán nợ của doanh nghiệp đó. Điều này có thể sẽ làm tăng chi phí sử dụng vốn và đẩy doanh nghiệp tới bờ vực phá sản.
Hơn nữa, dòng tiền bị thiếu hụt có thể tiềm ẩn những nguy cơ đáng lo ngại cho doanh nghiệp khi hoạt động trong một thị trường không ổn định hoặc trong thời điểm nền kinh tế có nhiều bất ổn.
Các chiến lược dự trữ tiền mặt cho doanh nghiệp
Đối với những doanh nghiệp dễ chịu sự tác động của thị trường không ổn định và những ảnh hưởng từ thiếu hụt tài chính, việc áp dụng những chiến lược tiết kiệm để duy trì khả năng thanh toán là vô cùng quan trọng.
1. Xác định tiền mặt rò rỉ ở đâu và tăng lượng tiền mặt
Quy tắc đầu tiên của việc dự trữ tiền mặt là giới hạn mức chi tiêu tiền. Thực hiện kiểm toán tất cả các chi tiêu cho hoạt động kinh doanh và xác định những khoản chi tiêu đang rò rỉ tiền mặt. Đưa ra các phương án giải quyết những vấn đề của kết quả kiểm toán và những khoản chi phí không cần thiết phải bị loại bỏ ngay lập tức.
Khi cần phải huy động vốn từ bên ngoài, việc lựa chọn phương thức tài trợ vốn phù hợp nhất với mục tiêu kinh doanh, nhu cầu và tình trạng tài chính là hết sức quan trọng. Doanh nghiệp nên cân nhắc các phương thức huy động vốn thay thế chằng hạn như phương thức tài trợ hóa đơn, thay vì đi vay từ ngân hàng theo cách truyền thống và phải trả những khoản lãi chồng chất trong khoản vài tháng.
2. Các khoản chi tiêu cần được tập trung vào các lĩnh vực tạo ra lợi nhuận.
Các hoạt động kinh doanh cần được đánh giá và dòng tiền mặt phải được theo dõi. Mỗi đồng bỏ ra phải mang về lợi nhuận. Khi nói tới chi tiêu, cần phải chú ý tới tỷ suất hoàn vốn (ROI) và các chi phí không thu về lợi nhuận cần bị loại bỏ. Trong khoảng thời gian dài, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được một khoản tiền không hề nhỏ thông qua việc lược bỏ những khoản chi tiêu không có lợi nhuận.
Chẳng hạn, nếu doanh nghiệp của bạn có một đội ngũ marketing, bạn phải đặt ra những thước đo cụ thể để đánh giá ROI của họ, đó là số lượng khách hàng tiềm năng mà một chiến dịch quảng cáo đem về cho công ty hay số lượng khách hàng tiềm năng đã chuyển thành khách hàng của công ty. Nếu lợi nhuận từ tăng trưởng bán hàng không lớn hơn chi phí quảng cáo thì những chi tiêu cho marketing cần phải được cắt giảm hoặc thay thế đội ngũ marketing nội bộ bằng việc thuê ngoài.
Cần phải tránh bị cám dỗ bởi việc mở rộng không gian làm việc, những phần mềm đắt đỏ và nội thất “sang chảnh”. Những khoản chi tiêu này không mang lại lợi nhuận trực tiếp.Trong một doanh nghiệp đang trên đà phát triển, tiền mặt nên được sử dụng vào những mục đích tốt hơn, như là đào tạo đội ngũ nhân viên chuyên môn về IT để tăng hiệu suất làm việc.
3. Thân thiện với môi trường hơn
Sử dụng những giải pháp thân thiện với môi trường và thích nghi với các công nghệ mới có thể giúp tiết kiệm tiền mặt. Ví dụ, những bản in báo cáo cho quản lý dự án hay các cuộc họp có thể được loại bỏ thông qua việc sử dụng những phần mềm miễn phí online, như Google Drive, Slack và Trello. Điều này sẽ tiết kiệm chi phí lưu trữ tài liệu và kho chứa tài liệu, chưa kể đến chi phí mua giấy in, dập ghim, kẹp tài liệu và mực in.
Doanh nghiệp thậm chí nên khuyến khích thói quen làm việc tiết kiệm năng lượng bằng cách cắm các thiết bị điện vào ổ cắm dài và tắt hết đèn khi đi ra ngoài để giảm bớt chi phí tiền điện.
Hơn nữa, doanh nghiệp có thể chọn sử dụng một hệ thống điện toán đám mây thay vì hệ thống máy tính cục bộ để tránh phải chi tiêu cho các phần mềm nội bộ để hoạt động. Doanh nghiệp còn có thể đăng kí sử dụng phần mềm mã nguồn mở để thực hiện hoạt động kế toán, lập hóa đơn, lập hồ sơ và quy trình quản lí dự án, trên đây chỉ là 1 vài trong nhiều ví dụ.
4. Tận dụng nguồn nhân lực thực tập sinh
Một cách khác để tiết kiệm tiền mặt là tận dụng nguồn nhân lực thực tập sinh. Thay vì thuê nhân viên toàn thời gian, doanh nghiệp có thể tuyển thực tập sinh. Với mức lương của một nhân viên có kinh nghiệm làm toàn thời gian, doanh nghiệp có thể tuyển dụng một vài thực tập sinh. Thực tập sinh có thể được tuyển dựa trên chuyên môn để mang lại chất lượng công việc tốt nhất và chỉ cần phải trả lương một lần cho quãng thời gian làm việc ngắn của thực tập sinh.
Thực tập sinh sẽ chỉ phục vụ cho doanh nghiệp tạm thời, vì vậy doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được những khoản thưởng cuối năm, những khoản đóng góp mà sẽ phải nộp cho nhân viên toàn thời gian như Quỹ hưu trí bắt buộc và bảo hiểm.
5. Thanh toán bằng thẻ tín dụng hoàn tiền
Mua sắm là một hoạt động thường ngày của bất kì công việc kinh doanh nào, vì vậy chẳng dại gì mà lại không tận dụng điều này làm một phần của chiến lược dự trữ tiền. Thay vì sử dụng tiền mặt hay thẻ tín dụng để thanh toán, doanh nghiệp có thể sử dụng thẻ tín dụng kinh doanh với tùy chọn hoàn tiền tối đa.
Sử dụng thẻ tín dụng sẽ giúp quản lí luồng tiền dễ dàng hơn và nhận về số tiền được hoàn lại trên chi phí tiêu chuẩn.
6. Thuê nhân viên giỏi nhưng ít kinh nghiệm
Khi quảng cáo tuyển dụng có kèm điều kiện về kinh nghiệm làm việc thì khoản chi phí cho lương nhân viên chắc chắn sẽ lớn thêm vài số 0. Một người có kinh nghiệm không phải lúc nào cũng sẽ mang lại được nhiều giá trị nhất cho doanh nghiệp so với số tiền doanh nghiệp bỏ ra.
Sinh viên mới ra trường sẽ chấp nhận làm việc với mức lương thấp và sẽ làm việc siêng năng hơn các nhân viên khác để thể hiện giá trị của họ đối với công ty. Họ sẽ mang đến những ý tưởng mới và góc nhìn của họ về những công nghệ mới nhất và có thể dễ dàng hòa nhập vào khuôn khổ công ty với một mức lương thấp hơn. Ví dụ, nếu doanh nghiệp cần ai đó sáng tạo để quản lí một dự án marketing, những sinh viên mới ra trường có thể đưa ra các ý tưởng thu hút giới trẻ. Nếu chuyên ngành của họ là về mã hoá và lập trình thì họ đã học những công nghệ mới nhất có thể giúp ích trong việc phát triển các ứng dụng mới để bán sản phẩm một cách nhanh và hiệu quả hơn.
7. Thương lượng chi phí định kỳ
Với một doanh nghiệp hoạt động nhiều năm họ sẽ có những chi phí định kì. Những chi phí này nên được liệt kê chi tiết mỗi tháng, mỗi năm và mỗi 5 năm. Doanh nghiệp nên xác định những khoản chi phí định kì cho những dịch vụ ít sử dụng và dừng sử dụng hẳn những dịch vụ như vậy.
Tiếp theo, những khoản chi phí định kì cần được thương lại ở một mức thấp hơn với các nhà cung cấp. Có khả năng cao họ sẽ giảm giá bởi vì doanh nghiệp là một khách hàng lâu năm với họ. Mức giá thương lượng lại này sẽ cải thiện đáng kể dòng tiền cho doanh nghiệp.
Xây dựng thói quen tiết kiệm tiền
Dù là doanh nghiệp nhỏ hay vừa bạn có thể tiết kiệm tiền mặt thông qua quản lý hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả. Mặc dù những chiến lược được liệt kê ở đây có vẻ là những kiến thức cơ bản nhưng các doanh nghiệp vẫn thất bại trong việc áp dụng nó thường xuyên và xây dựng thói quen tiết kiệm tiền.
Các doanh nghiệp không nên nản lòng nếu chưa thấy tiền mặt dữ trữ tăng lên nhiều ngay lập tức sau khi áp dụng các chiến lược. Cứ dần dần và thường xuyên tiết kiệm tiền, doanh nghiệp sẽ dần ổn định về mặt tài chính.
Trường Đào Tạo Kỹ Năng Quản Lý SAM