Trong thời đại cạnh tranh khốc liệt về công việc, kỹ năng giao tiếp được xem là công cụ không thể thiếu nếu muốn chinh phục mục tiêu, điều hòa các mối quan hệ và đạt được nhiều thành tựu đáng kể. Cùng SAM tham khảo một vài cập nhật hữu ích để có sự chuẩn bị tốt nhất cho mình bạn nhé!
Kỹ năng giao tiếp là gì? Ví dụ về kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng mềm đóng vai trò quan trọng nhất của thời đại mới – thế kỷ 21, đề cập đến khả năng sử dụng phương tiện ngôn ngữ để diễn đạt quan điểm, suy nghĩ, cảm nhận một cách thuyết phục.
Khi áp dụng thuần thục những quy tắc, nghệ thuật ứng xử thông minh, người nói sẽ nhận được hiệu quả giao tiếp tích cực, thúc đẩy các mối quan hệ chất lượng đồng thời nhận về vô vàn lợi ích khác. Theo đó, các kênh giao tiếp cơ bản gồm:
- Giao tiếp bằng lời nói: Đây là hình thức giao tiếp cơ bản và quen thuộc nhất, sử dụng một ngôn ngữ phổ biến mà cả người nghe và người nói đều có thể nghe hiểu.
- Giao tiếp bằng văn bản: Người trẻ ngày nay có xu hướng thích sử dụng kênh giao tiếp này hơn là hình thức đầu tiên khi không gặp mặt trực tiếp. Đó có thể là nhắn tin, đánh giá, bình luận, gửi email,… thông qua mạng xã hội.
- Giao tiếp bằng hình ảnh: Nhóm này bao gồm mọi hình thức giao tiếp dựa vào kích thích thị giác thay cho văn bản trong truyền tải thông điệp, chẳng hạn như bản đồ, bản vẽ, biểu trưng, đồ thị, biểu đồ,…
- Giao tiếp phi ngôn ngữ: Nét mặt, cử chỉ, cái gật đầu và các chuyển động khác trên cơ thể đều được xếp vào nhóm giao tiếp phi ngôn ngữ (giao tiếp không lời). Hình thức này luôn được đánh giá cao bởi phản ánh thái độ trung thực gần như tuyệt đối.
Trong thực tế, một người có kỹ năng giao tiếp tốt thường sử dụng thành thạo cả 4 kênh trên, tương ứng với 2 hình thức là giao tiếp mặt đối mặt (face-to-face) và giao tiếp gián tiếp. Điều này giúp họ không ngừng đạt được những thành tựu to lớn trong cuộc sống.
Các kỹ năng giao tiếp cơ bản, chuyên nghiệp mà bạn cần biết
Kỹ năng lắng nghe
Bản chất của quá trình giao tiếp là trao đổi thông tin hai chiều, tức là trong một cuộc trò chuyện luôn phải có cả người nói và người nghe. Nếu một phía chỉ chăm chỉ nói, trình bày liên tục mà không lắng nghe thì chắc chắn sẽ khiến đối phương cảm thấy chán nản, từ đó muốn dừng cuộc nói chuyện ngay lập tức.
Vì vậy, một người có khả năng giao tiếp tốt không chỉ biết cách chia sẻ lôi cuốn mà còn yêu cầu biết lắng nghe. Đây có vẻ là vấn đề đơn giản nhưng không phải ai cũng làm được. Thực tế cho thấy nhiều người phải mất rất nhiều thời gian, công sức để luyện tập và cải thiện dần dần. Kinh nghiệm hữu ích là nên chăm chú lắng nghe chia sẻ từ đối phương, thi thoảng biểu cảm, gật đầu để cho thấy bạn đang thực sự chú ý.
Kỹ năng giao tiếp ứng xử
Kỹ năng giao tiếp ứng xử liên quan đến mọi tác phong khi chào hỏi, ăn nói, đi đứng,… Mặc dù, những yếu tố này không hoàn toàn nói lên tính cách thật của một người nhưng có khả năng gây ấn tượng cho người khác. Khi tiếp xúc với những người ăn nói nhẹ nhàng, ứng xử duyên dáng, tinh tế thì xung quanh thường có xu hướng muốn bắt chuyện và giao tiếp cởi mở hơn.
Kỹ năng thuyết trình, thuyết phục, đàm phán
Các tình huống mâu thuẩn, xung đột là điều không tránh khỏi trong cuộc sống hàng ngày. Để giải quyết vấn đề này một cách hiệu quả và êm đẹp, chúng ta cần sử dụng tới kỹ năng thuyết phục, đàm phán. Nếu bạn áp dụng thuần thục, tinh tế thì mâu thuẩn sẽ được hóa giải nhẹ nhàng, giúp gắn kết được tình hữu nghị và thúc đẩy lợi ích cho cả hai bên. Ngôn ngữ là thứ có khả năng kỳ diệu, bạn nên hiểu rõ những từ ngữ mà bạn nói ra khi đàm phán.
Kỹ năng đặt câu hỏi
Đây cũng là một kỹ năng quan trọng trong giao tiếp, giúp bạn chủ động thu thập được nhiều thông tin. Mặc dù các câu hỏi thường thể hiện bằng lời nói, nhưng đôi khi có thể thông qua một hành động phi ngôn ngữ chẳng hạn như việc nhướng mày, biểu cảm nét mặt. Quá trình đưa ra thắc mắc không khó nhưng đòi hỏi phải khéo léo, đúng thời điểm thì mới được đánh giá cao. Theo đó, trước khi đặt câu hỏi, bạn nên tự trả lời một số vấn đề sau:
- Câu hỏi có phù hợp với đối phương không?
- Hiện tại có phải là thời điểm thích hợp để đặt câu hỏi không?
- Bản thân mong đợi đối phương sẽ trả lời như thế nào?
Kỹ năng xử lý tình huống
Trong thực tế, không phải lúc nào bạn cũng được chuẩn bị sẵn câu trả lời cho mọi trường hợp. Điển hình là khi đi phỏng vấn xin việc, bạn phải bộc lộ tư duy ứng biến linh hoạt, nhanh nhạy để chứng minh năng lực bản thân. Để thành thạo kỹ năng này, mỗi cá nhân đòi hỏi cần tiếp xúc, va vấp với đủ các thể loại vấn đề trong đời sống. Thông qua đó, bạn được rèn luyện sự bản lĩnh và tự tin xử lý khi đứng trước mọi thử thách.
Kỹ năng làm việc nhóm
Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm luôn song hành với nhau. Khi các thành viên trong một tập thể có thể áp dụng thành thạo hai điều này, hiệu suất làm việc chắc chắn sẽ tăng cao, cải thiện khả năng kết nối và giảm hiểu lầm, xung đột.
Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong cuộc sống
Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp là gì? Việc ứng xử khéo léo, thông minh trong mọi hoàn cảnh sẽ đem đến vô vàn lợi ích to lớn đối với công việc và cuộc sống hàng ngày. Cụ thể như sau:
Đối với cuộc sống hàng ngày
Một trong những lý do hàng đầu khiến kỹ năng giao tiếp trở nên cấp thiết là bởi hiệu quả thúc đẩy các mối quan hệ bền chặt và xây dựng niềm tin đối với mọi người. Khi bạn áp dụng thành thạo quy tắc ứng xử, bạn sẽ dễ dàng nắm bắt cơ hội tốt. Không chỉ vậy, giao tiếp tốt còn giúp giải quyết êm đẹp mọi mâu thuẩn, xung đột nãy sinh trong đời sống hàng ngày.
Đối với tổ chức doanh nghiệp
Đội ngũ nhân viên có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ thúc đẩy năng cao năng suất lao động.
Những nhân viên biết cách trao đổi khéo léo với quản lý thường có xu hướng làm việc hiệu quả hơn.
Giao tiếp giúp gắn kết các cá nhân, bộ phận với nhau, từ đó thúc đẩy hoạt động chung của doanh nghiệp diễn ra được trơn tru, thuận lợi.
Muốn giao tiếp giỏi cần phải làm gì?
Những cách hữu ích để rèn luyện kỹ năng giao tiếp là gì? Dưới đây là một số bí quyết bạn nhất định phải nằm lòng
Tránh các lỗi giao tiếp cơ bản
- Ngắt lời khi người khác đang nói mà không xin phép.
- Không tập trung lắng nghe khi đối phương đang nói, điển hình là các thói quen xấu trong cuộc trò chuyện như: xem đồng hồ, gãi đầu, gãi cổ, cắn móng tay, rung đùi, nhìn sang chỗ khác, đảo mắt liên tục,…
- Luôn đặt nững câu hỏi quá riêng tư, chẳng hạn như thông tin cá nhân quan trọng, thu nhập, bí mật kinh doanh,…
- Gọi sai tên người đang nói chuyện.
- Không dám giao tiếp bằng mắt với người đối diện.
- Nói chuyện riêng với một người khác trong khi có người đang trình bày.
- Nói sai tên chủ đề đang được thảo luận hoặc nói chen ngang những câu chuyện ngoài lề.
- Chê thẳng mặt một ai đó.
- Luôn tỏ ra mình giỏi hay biết tuốt.
Tự tin ở bản thân
Những ý tưởng, cảm nhận và suy nghĩ được trình bày một cách tự tin thường có xu hướng tạo ấn tượng tốt hơn với những người đối diện. Điều này thể hiện được tầm hiểu biết đáng ngưỡng mộ của bạn, từ đó củng cố được niềm tin ở người khác. Để có được sự tự tin trong giao tiếp, bạn có thể rèn luyện bằng cách duy trì giao tiếp bằng mắt, tận dụng ngôn ngữ cơ thể,… Những yếu tố này sẽ dần thúc đẩy khả năng kết nối với người nghe một cách hiệu quả, giúp bạn mạnh dạn hơn khi trình bày.
Luôn tôn trọng người đối diện
Cuộc trò chuyện sẽ diễn ra tốt đẹp khi cả bạn và đối phương thể hiện sự tôn trọn lẫn nhau. Một số hành động cụ thể là luôn tạo không khí thoải mái cho người khác trình bày ý kiến, quan điểm của họ một cách cởi mở. Ngược lại, thói quen áp đặt suy nghĩ của bạn lên đối phương không bao giờ mang lại hiệu quả tốt, thậm chí còn có thể khiến cuộc trò chuyện trở nên căng thẳng.
Nói chuyện với âm lượng phù hợp
Giọng điệu có tác động rất lớn đến ấn tượng của người nghe. Theo đó, giọng nói trầm và điềm tĩnh thường đem đến hiệu quả kết nối tốt. Ngoài giọng điệu, âm lượng cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc xây dựng bầu không khí phù hợp cho một cuộc giao tiếp. Nếu giọng quá nhỏ, mọi người sẽ gặp khó khăn trong việc lắng nghe. Ngược lại, âm lượng quá lớn thường có xu hướng khiến đối phương cảm thấy khó chịu.
Hiện nay, bạn đọc có thể dễ dàng tìm thấy những quyển sách hay về kỹ năng giao tiếp. Đây được coi là nguồn tài liệu hữu ích để cải thiện hiệu quả ứng xử trong đời sống hàng ngày.
Trường Đào Tạo Kỹ Năng Quản Lý SAM