Quản lý sự thay đổi luôn được xem là một hoạt động không thể thiếu trong quản trị doanh nghiệp. Vậy, quản lý sự thay đổi có những vai trò cụ thể như thế nào? Làm cách nào để tối ưu việc quản lý này? Hãy cùng SAM tìm hiểu ngay!
I. Quản lý sự thay đổi là gì?
Chúng ta có thể hiểu đơn giản quản lý sự thay đổi (Change management) là quá trình chủ động cải tổ các hoạt động của doanh nghiệp nhằm tạo ra sự cạnh tranh lớn hơn với các doanh nghiệp đối thủ. Quá trình này được tiến hành bằng cách chuyển dịch có kế hoạch và tư duy chiến lược theo một quy trình logic. Người thực hiện cũng có thể kết hợp áp dụng công nghệ mới để tăng hiệu quả.
Ngoài ra, quản lý sự thay đổi còn được thể hiện qua việc tái cơ cấu lại các bộ phận trong kinh doanh, sản xuất. Đôi khi, nó còn là sự hợp nhất các doanh nghiệp với nhau nhằm nỗ lực tối ưu hóa và thay đổi phong cách hoạt động.
Đối với một doanh nghiệp nói chung, việc chỉ duy trì những quan điểm cũ, tư tưởng lạc hậu, bảo thủ sẽ dẫn đến con đường đi ngược với những thay đổi tích cực của thị trường. Điều này cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang tự đẩy mình lấn sâu vào sự trì trệ. Thậm chí, nó dẫn đến sự sụp đổ của toàn bộ tổ chức.
Mặc dù vậy, việc thay đổi cả một doanh nghiệp không bao giờ là nhiệm vụ đơn giản. Nó yêu cầu những nhà quản trị cần phải quản lý, nắm bắt rõ ràng tình hình cũng như kiểm soát được những thay đổi liên tục đến từ thị trường.
Từ đó, họ đưa ra những lối đi phù hợp và khéo léo cho hoạt động phát triển của doanh nghiệp. Họ giúp cho quá trình thay đổi có thể diễn ra thuận lợi, hiệu quả mà không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của những bộ phận khác.
II. Quản lý sự thay đổi trong doanh nghiệp có vai trò như thế nào?
Quản lý sự thay đổi luôn đóng vai trò rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Chúng sẽ giúp công ty mở rộng quy mô phát triển, chiếm được thị phần kinh doanh rộng hơn. Dưới đây là những lợi ích cụ thể mà quản lý sự thay đổi mang lại cho doanh nghiệp:
Thay đổi tích cực đối với từng cá nhân: Mỗi khi có sự thay đổi trên góc độ tổ chức, các doanh nghiệp rất dễ rơi vào bẫy tư duy. Chính vì vậy, sự thay đổi của từng thành viên sẽ tạo ra những tiềm năng mới để thúc đẩy sự thành công cho doanh nghiệp.
Giảm thiểu các chi phí không cần thiết: Trong quản lý sự thay đổi, doanh nghiệp đưa ra các phương pháp giải quyết vấn đề nhanh chóng mà thiếu sự nghiên cứu sẽ dễ dàng để lại các hậu quả lớn. Ví dụ, thời gian thay đổi đột ngột, nhà quản lý không hỗ trợ đủ nhân lực, các đối tác liên quan không có mặt tại buổi họp, nội bộ mất đoàn kết khiến tình trạng căng thẳng gia tăng,…
Tăng khả năng thành công: Cơ hội thành công của doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào quản lý sự thay đổi. Khi các nhà lãnh đạo sở hữu năng lực lãnh đạo quản lý xuất sắc thì mục tiêu mở ra cơ hội thành công cho doanh nghiệp sẽ càng rộng mở.
III. Các kiểu quản lý sự thay đổi phổ biến nhất trong doanh nghiệp
Có 2 kiểu thay đổi mà hầu hết các doanh nghiệp cần phải xem xét và ưu tiên:
1. Quản lý sự thay đổi về mảng nhân sự
Nhân sự luôn là yếu tố đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình đổi mới của doanh nghiệp. Do đó, việc thay đổi, chắt lọc đội ngũ nhân sự cần được nhà quản trị tiến hành một cách cẩn trọng.
Sự thay đổi này được lên kế hoạch chi tiết nhằm đáp ứng kịp thời những yêu cầu của doanh nghiệp. Như vậy, công ty mới có sức mạnh để bắt kịp những đổi mới của môi trường, thị trường cũng như các đối thủ cạnh tranh.
Quản lý sự thay đổi nhân sự được thực hiện qua một số quy trình như tuyển dụng, luân chuyển hay đề cử các vị trí nhân sự có trong tổ chức, công ty. Trong đó, người lãnh đạo, nhân viên có kỹ năng, chuyên môn tốt chính là chìa khóa mang đến thành công cho công ty.
Quá trình trên có ý nghĩa to lớn trong việc mang đến năng suất cũng như hiệu quả kinh doanh cao hơn. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cũng cần lưu ý rằng không phải sự thay đổi nào cũng đều mang đến kết quả tốt.
Họ sẽ phải đối mặt với vô vàn những khó khăn đến để đảm báo chất lượng, trình độ, năng lực,… của đội ngũ mới. Những điều này chắc chắn sẽ làm ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh và sản xuất của doanh nghiệp.
2. Quản lý sự thay đổi về văn hóa doanh nghiệp
Văn hóa vốn là một yếu tố không thể thiếu trong tất cả lĩnh vực của đời sống xã hội, trong kinh doanh cũng không ngoại lệ. Bất kỳ vị trí, chức vụ nào cũng chịu ảnh hưởng từ yếu tố văn hóa.
Vì lý do đó, tất cả cá nhân trong doanh nghiệp cần phải chung tay để thay đổi và tạo nên một môi trường làm việc tích cực theo mong muốn chung. Sự thay đổi này chắc chắn sẽ rất khó khăn và cần rất nhiều thời gian để hoàn thành.
Có 2 nhân tố tác động trực tiếp đến sự thay đổi văn hóa doanh nghiệp. Đó là sự ủng hộ nhiệt tình đến từ đội ngũ nhân viên và cách thức huấn luyện, quản lý nề nếp, văn hóa của những người quản lý.
Những người đứng đầu luôn phải là người điều chỉnh được hành vi của mình cũng như nhất quán được những sự thay đổi để nhân viên noi theo. Từ đó, người lãnh đạo hướng tất cả thành viên cư xử sao cho phù hợp với tinh thần, văn hóa và bản sắc riêng của doanh nghiệp. Ví dụ, các công ty làm trong lĩnh vực sáng tạo nghệ thuật sẽ có bầu không khí, trẻ trung, cởi mở và năng động hơn.
IV. Những phương pháp quản lý sự thay đổi trong doanh nghiệp
Để thực hiện quản lý sự thay đổi được hiệu quả, cần phải có những phương pháp nhất định và hợp lý. Dưới đây là 4 cách mà chúng tôi muốn giới thiệu đến bạn.
1. Lên kế hoạch cụ thể và chi tiết cho quá trình thay đổi
Để việc thay đổi có thể diễn ra một cách thuận lợi, ban quản lý cần có đủ khả năng và tài nguyên để vừa phát triển, vừa truyền tải tất cả những chiến lược của tổ chức theo đúng trình tự. Song hành với đó, họ cũng cần phải cân bằng giữa các hoạt động kinh doanh thường nhật và tầm nhìn tương lai cho doanh nghiệp.
Trong trường hợp cần tái thiết kế thì cấu tạo của các bộ phận phòng ban chính là yếu tố can thiệp lớn nhất đến thành công và hiệu quả của chiến lược đề ra. Đây là tiêu chí để đánh giá năng lực lãnh đạo của những người đứng đầu một cách khách quan. Đồng thời, nó cũng giúp họ ủy thác nhiệm vụ cho nhân viên chính xác, giám sát toàn bộ quy trình của công việc sát sao.
2. Lên kế hoạch giao tiếp hiệu quả
Chúng ta không thể nào phủ nhận rằng khi giao tiếp hiệu quả thì lượng thông tin được cung cấp đến doanh nghiệp sẽ được đầy đủ và kịp thời trong thời gian thay đổi của doanh nghiệp. Vì vậy, trong công tác quản lý sự thay đổi thì ban quản trị phải đảm bảo được rằng tất cả nhân viên của mình đều nắm bắt và hiểu rõ được những điều mà doanh nghiệp cần họ thay đổi. Những kênh thông tin được đưa đến từng người càng đa dạng thì việc tiếp nhận thông tin sẽ trở nên nhanh chóng và có độ tin cậy cao hơn.
3. Đưa ra những mục tiêu cụ thể
Để quản lý sự thay đổi thành công, những biến chuyển về mục tiêu mà doanh nghiệp đang hướng tới cần được khởi đầu bằng những hướng dẫn, công bố rõ ràng, chi tiết và cụ thể. Mục tiêu được thiết lập phải đặt trong một bối cảnh thực tế cũng như liên quan mật thiết đến đích đến mà doanh nghiệp hướng tới.
Quá trình này yêu cầu những hoạt động về giao tiếp để thông tin luôn phải thông suốt. Nó cho phép đội ngũ nhân viên không đi sai hướng và những dự định sắp tới của doanh nghiệp không mâu thuẫn với công việc hiện tại của đội ngũ.
Trường Đào Tạo Kỹ Năng Quản Lý SAM