Thuyết trình thành công trước đám đông chưa bao giờ là một điều dễ dàng, nhất là khi, trong quá trình du học, bạn sẽ phải đối diện với việc thuyết trình bằng tiếng Anh. Ngoài các bí quyết thường thấy như luyện tập thật nhuyễn hay chuẩn bị giấy nhắc những điểm chính, SAM sẽ bật mí thêm 7 bí quyết giúp bạn nâng cao kỹ năng thuyết trình thành công.
1. Tập trung vào trọng tâm người nghe cần biết
Một bài thuyết trình không phải là nơi để bạn “xả” dữ liệu. Người thuyết trình cần đóng vai trò vẽ ra một góc nhìn mà bản thân dữ liệu không thể tự mình cung cấp được. Khi chuẩn bị bài thuyết trình, bạn đang nói cho người nghe một nội dung mà họ cần biết hoặc muốn biết, chứ không phải điều bạn có thể trình bày.
Để lôi kéo sự chú ý của người nghe, bạn có thể dùng những câu chuyện để làm minh chứng cho đề tài mà bạn muốn trình bày, hay tạo một “khoảnh khắc” ấn tượng để khán giả luôn nhớ về đề tài của bạn mấy tuần sau đó. Theo chuyên gia thuyết trình Nancy Duarte trong cuốn sách Resonate của cô, bạn có thể đưa ra một số liệu thống kê hay một hình ảnh thật mang tính gây sốc để mọi người không thể nào bỏ qua.
Ví dụ Bill Gates đã sử dụng cách này trong một buổi TED Talk năm 2009 khi ông kêu gọi tăng đầu tư cho việc loại trừ bệnh sốt rét. Ông đã đưa ra số liệu thống kê để chứng minh vấn đề này nghiêm trọng đến mức nào và sau đó gây sốc cho cả phòng bằng cách mở một lọ đầy muỗi, ông nói: “Không có lý do gì mà chỉ những người nghèo mới phải chịu đựng chuyện này.”
2. Hạn chế tối đa thông tin viết ra
Từ thời Aristotle, các diễn giả đã biết rằng khán giả sẽ chỉ nhớ được một vài ý tưởng chính của bài thuyết trình. Aristotle gọi đây là “Quy Tắc Ba”. Hãy chọn 3 ý tưởng mà bạn muốn trình bày nhất và chỉ tập trung vào chúng mà thôi - đừng thêm ý tưởng thứ bốn làm gì vì khán giả sẽ không nhớ đâu! Ví dụ như các bài thuyết trình của Steve Jobs – chúng luôn được cấu trúc xung quanh “Quy Tắc Ba” này.
Vào năm 2007, ông đã giới thiệu chiếc iPhone đầu tiên là dòng sản phẩm bứt phá đi đầu “thứ 3” của Apple. Vào năm 2010, ông giới thiệu Ipad với một slide minh hoạ Ipad là “thiết bị thứ ba” giữa điện thoại thông minh và máy tính xách tay. Ông cũng tiết lộ Ipad sẽ có “ba mẫu”: 16, 32, và 64GB. Vào năm 2011, ông cũng mô tả Ipad 2 với các tính năng “mỏng hơn, nhẹ hơn, và nhanh hơn” so với bản gốc.
3. Áp dụng các quy tắc cho slides bài thuyết trình
Quy tắc 10-20-30 được sáng tạo bởi Guy Kawasaki - một trong những đại diện marketing cho Apple vào năm 1984. Nội dung của quy tắc này là:
- Không nên chuẩn bị quá 10 slides
- Không dài quá 20 phút
- Sử dụng phông chữ từ size 30 trở lên
Một quy tắc khác đó là quy tắc 20-20 với 20 slide và khoảng thời gian 20 giây để trình bày mỗi slide đó. Quy tắc này nhằm tránh trường hợp người nghe bị nhàm chán vì một vấn đề nào đó cũng như giúp giới hạn được thời gian, cách trình bày của bạn.
Khi đổi slide hoặc cần một vài giây cho riêng bạn (lật giở giấy tờ, tìm câu trả lời cho một câu hỏi của người nghe), bạn có thể sử dụng những câu cảm thán như “Đó là một câu hỏi hay”, hoặc “Cám ơn bạn đã đưa câu hỏi”… Người nghe sẽ không biết được rằng bạn đang “ăn gian” một vài giây cho mình, mà nếu họ biết thì đã sao? Điều đó chỉ càng khiến họ quan tâm nhiều hơn tới câu trả lời mà thôi.
4. Tương tác với người nghe
Cho dù mục tiêu của bạn là thông báo hay thuyết phục, mục tiêu sẽ dễ đạt được hơn nếu có sự tham gia của khán giả vào bài thuyết trình. Mọi người thường không thích phải bị động ngồi nghe trong thời gian quá lâu mà thích được tham gia vào cuộc chuyện trò từ hai phía. Hãy thêm vào những câu hỏi cho khán giả để động viên khán giả chia sẻ ý kiến và kinh nghiệm từ bản thân. Hãy biến bài thuyết trình thành một cuộc thảo luận dưới sự hướng dẫn của bạn!
5. Đảm bảo bản trình chiếu thuyết trình dễ đọc
Không sử dụng phông chữ hoặc đồ hoạ mà người ngồi cuối phòng không đọc được. Hầu hết các chuyên gia khuyên không nên sử dụng cỡ chữ nhỏ hơn 28pt. Nếu bạn thấy mình cần để chữ xuống dưới 28pt thì bạn có quá nhiều chữ trên mỗi slide rồi đấy.
Theo nguyên tắc chung, không bao giờ sử dụng bất kỳ phông chữ nào có serifs (điển hình là font chữ Times New Roman). Mặc dù các loại phông chữ này có thể trông rất đẹp trên màn hình máy tính cách bạn 50cm, nhưng chúng sẽ khó đọc hơn khi cách 4-5m. Và để giúp tạo cảm giác thống nhất trong bài thuyết trình, không bao giờ sử dụng nhiều hơn hai loại phông chữ: một cho tiêu đề và một cho phần thân chữ.
6. Cười và giao tiếp bằng mắt
Nếu bạn mỉm cười và giao tiếp bằng mắt, bạn đang xây dựng mối quan hệ, giúp khán giả kết nối với bạn và đề tài của bạn. Nó cũng giúp bạn cảm thấy bớt lo lắng hơn, bởi vì bạn đang nói chuyện với những cá nhân, không phải là một đám đông toàn những người lạ.
Do đó, bạn đừng nên tắt đèn trong quá trình thuyết trình, bởi khán giả cần nhìn thấy bạn cũng như các slide đang được trình chiếu.
7. Sử dụng hiệu quả giọng điệu và ngôn ngữ hình thể
Hãy thử điều chỉnh tốc độ nói cùng âm vực hay nhấn mạnh âm sắc ở những điểm quan trọng mà khán giả cần ghi nhớ.. Ngoài ra, tránh những tư thế khép kín như: khoanh tay, chắp hai tay sau lưng hoặc để tay trong túi, hay gõ chân lên nền nhà/sân khấu. Bạn nên di chuyển chậm rãi quanh sân khấu và giữa người nghe để gia tăng sự tương tác.
Kết luận
Điểm mấu chốt để hoàn thành thành công một bài thuyết trình chính là khâu chuẩn bị. Bạn phải thực hành thật nhiều trước đó để canh giờ, tìm ra những từ vựng và cách diễn giải sao cho dễ hiểu, cuốn hút, hay có những dáng đứng tốt nhất cho bản thân. SAM chúc các bạn có một buổi thuyết trình thật vui vẻ và thành công!
Trường Đào Tạo Kỹ Năng Quản Lý SAM