Sai lầm lớn nhất của các doanh nghiệp là cho rằng khi triển khai dự án KPIs chỉ cần xây một lần là xong và sẽ thành công ngay lập tức. Thực tế này đã dẫn đến nhiều doanh nghiệp hoặc xây nên quá nhiều các chỉ tiêu không cần thiết, dẫn đến mất thời gian đánh giá và quản lý, hoặc xây quá ít chỉ tiêu khi chưa thực sự sàng lọc và lựa chọn được cái gì là cần cho doanh nghiệp và cuối cùng là có những chỉ tiêu nghe thì rất chuyên nghiệp và có thể đang được áp dụng tại các tập đoàn đa quốc gia lớn nhưng lại không phù hợp với năng lực quản lý và hệ thống công nghệ thông tin tại doanh nghiệp. Với những trường hợp như vậy, hoặc là doanh nghiệp đang lãng phí thời gian và nhân lực cho hệ thống chỉ tiêu cồng kềnh, hoặc là doanh nghiệp sẽ như 1 em bé 2 tuổi nhưng đã bị bố mẹ ép phải biết đọc, biết viết, biết làm toán thành thạo.
Tuân thủ tuần tự 3 giai đoạn sau sẽ giúp doanh nghiệp bạn xây dựng KPIs hiệu quả hơn:
1. Giai đoạn 1: Nhận biết
Tại giai đoạn này, quan trọng là bạn quyết tâm và tạo động lực cho nhân viên của mình để triển khai dự án này. Từ chưa có gì, bạn bắt đầu để chính mình và nhân viên của mình làm quen với những thuật ngữ như KPIs, BSC, hiểu thế nào là những chỉ tiêu/thước đo đánh giá có thể đo lường được từ chính những việc họ đang làm thay vì từ trước đến nay vẫn là những đánh giá cảm tính của bạn nói riêng hay của quản lý cấp trên nói chung. Bạn hãy để họ xuất phát từ chính chức năng nhiệm vụ và phân công công việc của họ, từ định hướng chiến lược (bản đồ chiến lược) và thẻ điểm cân bằng của tổ chức, đề ra những mục tiêu chính cho công việc của Phòng hay nếu vẫn khó thì chỉ cần các Phòng đề ra được một bản Kế hoạch hành động gồm các nội dung công việc mà họ phải thực hiện, chưa cần tính đến số lượng như vậy là nhiều hay ít, hỗ trợ họ thiết lập những thước đo có thể đo lường được từ kết quả công việc của họ và cuối cùng là đặt ra chỉ tiêu kế hoạch cho nó. Từ Kế hoạch hành động và Xây dựng được xong hệ thống như vậy, thay đổi được hành vi của nhân viên nhằm hướng đến nâng cao hiệu quả và năng suất lao đông của doanh nghiệp, như vậy là doanh nghiệp đã thành công được 50% trong dự án rồi. 50% còn lại sẽ phụ thuộc vào hai giai đoạn tiếp theo mà tôi sẽ trình bày ngay dưới đây.
Lưu ý:
- Những điểm không nên:
+ Đừng quan trọng bạn đã có những KPI thực sự là KPI chưa, KPI của bạn có thực sự giống với những KPI đang áp dụng ở những doanh nghiệp tương tự cùng nghành nghề hay chưa.
+ Đừng quan trọng bạn có bao nhiêu thước đo, như vậy là nhiều hay ít.
- Những điểm nên:
+ Quan trọng là bạn đã thiết lập được những thước đo đo lường được, tạo được những mục tiêu SMART cho nhân viên của mình hướng tới, thay đổi hành vi của họ, tạo động lực cho họ làm việc 1 cách chủ động hơn và có trách nhiệm hơn chưa.
+ Quan trọng là bạn đã thay đổi được nhận thức của mọi người trong tổ chức thấy được những lợi ích của KPI đem lại cho cá nhân và tổ chức hay chưa. Để từ đó doanh nghiệp thì được nâng cao năng suất lao động, người quản lý thì được thêm 1 công cụ quản lý hữu hiệu vừa để các nhân viên trong tổ chức cùng hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp, vừa đánh giá được chính xác hơn và định lượng hơn kết quả công việc của nhân viên, tránh những đánh giá cảm tính, bình quân chủ nghĩa hoặc chỉ dựa vào những thành tích nổi trội trong 1 khoảng thời gian nhất định mà không đánh giá được toàn diện và toàn bộ quá trình làm việc trong năm của nhân viên. Nhân viên được chủ động hơn trong công việc, có đích hướng tới 1 cách rõ ràng, được đánh giá chính xác kết quả sẽ được tạo động lực để phấn đấu và làm việc tốt hơn, hiệu quả hơn cho tổ chức.
2. Giai đoạn 2: Đánh giá và điều chỉnh
Do đó, sau khi kết thúc giai đoạn 1, bạn sẽ phải triển khai đánh giá lại những KPI đã xây dựng, xem chỗ nào chưa phù hợp, chỗ nào có thể lược bỏ, chỗ nào cần bổ sung để điều chỉnh cho hợp lý và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, dù sai nhiều hay sai ít, bạn cũng đừng nản chí. Không có gì là hoàn hảo ngay từ lần đầu tiên. Hãy đúc rút kinh nghiệm và tiếp tục hoàn thiện. Có học từ sai lầm thì mới có thành công.
Đây cũng là giai đoạn để bạn hoàn thiện các hệ thống quản lý nếu thấy còn hổng, hệ thống phần mềm, công nghệ để hỗ trợ cho việc quản lý các KPI và đánh giá các kết quả đạt được từ cấp tổ chức đến cá nhân. Đây sẽ là những nền tảng quan trọng giúp bạn thành công trong giai đoạn tiếp theo.
3. Giai đoạn 3: Hoàn thiện
Sau khi đánh giá xong kết quả giai đoạn 1 và các công việc tại giai đoạn 2, bạn sẽ xác định được mình cần hoàn thiện những gì. Giai đoạn này Công ty của bạn cũng đã được trang bị tương đối đầy đủ về các kiến thức và phương pháp cần thiết về BSC và KPI. Bạn hãy vận dụng các kiến thức về xác định mục tiêu theo BSC để chuyển tải bản đồ chiến lược của Công ty thành BSC của Tổng Công ty một cách bài bản, khả thi và hiệu quả hơn, chặt chẽ hơn để làm cơ sở phân chia tiếp các mục tiêu xuống đến cấp Phòng và cuối cùng là các cá nhân. Như vậy, bạn không chỉ thực hiện phân quyền (empowerment) mà đã tạo động lực và huy động được sức mạnh của cả tập thể để cùng hướng đến thực hiện mục tiêu và chiến lược chung của tổ chức một cách nhất quán, bài bản và hiệu quả. Lúc này bạn cũng có thể tham khảo và ứng dụng các KPI đang được áp dụng trong ngành và các tổ chức đa quốc gia nếu có bởi bạn đã xây dựng cho mình được hệ thống quản lý và phần mềm có đủ năng lực để quản lý và vận hành các KPI này góp phần thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức 1 cách bài bản và hiệu quả. Trong khi đó, về khía cạnh nhân sự, bạn đã tạo động lực được cho nhân viên của mình tốt hơn, được đánh giá công bằng, chính xác, được trả lương đúng năng lực và kết quả công việc nên cống hiến hết mình hơn cho tổ chức, từ đó làm cho năng suất lao động chung của tổ chức thực sự được nâng cao.
Xây dựng KPIs là một quá trình mô tả rõ ràng điều mà tổ chức mong muốn đạt được, sau đó xác định những chỉ tiêu có ý nghĩa và hữu ích để đạt được thành công. Chỉ lựa chọn những thước đo tiêu chuẩn từ một danh sách dài các thước đo sẵn có là một việc làm không hiệu quả. KPI là một phần chính yếu của bất kỳ hệ thống quản trị chiến lược nào bởi nó đóng vai trò trọng yếu trong việc đánh giá hiệu quả của quá trình triển khai chiến lược. Những chỉ số KPI có ý nghĩa và hữu hiệu sẽ mang lại cái nhìn sâu sắc về việc liệu chiến lược có đang đúng hướng, liệu các chương trình, dự án, dịch vụ có đang đúng tiến độ, tiến triển và được triển khai hiệu quả hay không. KPI sẽ giúp nhân viên chú tâm vào những gì quan trọng nhất để đạt được thành công, và cho phép họ có thể đo lường chính những thành tựu đó.
Thấy được vai trò, tầm quan trọng cũng như những khó khăn của các doanh nghiệp khi bắt tay xây dựng hệ thống KPIs cho từng đơn vị, phòng ban… Trường Đào tạo Kỹ năng Quản lý SAM triển khai khóa học “Xây dựng, triển khai KPIs từ mục tiêu công ty theo định dang BSC”.
Mọi thông tin chi tiết về khóa học, Anh/ Chị có thể liên hệ BP. Tư vấn Trường SAM qua
Số điện thoại: (08)35 178848 - 35 178849
Hoặc email: info@sam.edu.vn; tuvan@sam.edu.vn