Kỹ năng đàm phán và thương lượng sẽ quyết định rất lớn tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Ngay sau đây, mời bạn hãy cùng chúng tôi tìm hiểu kỹ hơn về vấn đề này nhé!
1. Kỹ năng đàm phán trong kinh doanh là gì?
Đàm phán là một trong số những kỹ năng quan trọng bậc nhất đối với một nhà quản lý doanh nghiệp. Đây được coi là một phương tiện cơ bản để đạt được những gì mà mình mong muốn dựa trên lợi ích đối ứng của đối phương. Một cuộc đàm phán được gọi là thành công khi hai bên đều đồng ý trên những điều khoản, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình để đạt được những mục tiêu đã đặt ra.
Năm 1716, Francois de Cailere, một nhà đàm phán và thương thuyết nổi tiếng của Pháp đã khẳng định: “Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải là người mềm dẻo như ngọn cỏ và cũng phải cứng rắn như một khối đá. Người đó phải có phản xạ ứng xử nhanh nhạy và phải là người biết lắng nghe, lịch sự và có thể đem lại cảm giác dễ chịu cho đối tác. Song đồng thời cũng phải biết tranh luận, thuyết phục bằng cách biết hé lộ, đưa ra những thông tin có vẻ là bí mật đối với người khác”.
II. Mục đích của đàm phán, thương lượng trong kinh doanh
Như đã nói ở trên, một cuộc đàm phán được gọi là thành công khi tất cả các bên đều đạt được mục đích giới hạn của mình dựa trên các thỏa thuận về quyền và nghĩa vụ. Mục tiêu của cuộc đàm phán chính là chìa khóa quyết định thành công. Chính vì thế trước bất cứ một cuộc đàm phán hay thương lượng nào, bạn cần xác định rõ và cụ thể nhất mục tiêu đặt ra cho mình.
Tuy nhiên, đôi khi để đi tới sự thống nhất giữa các bên thì đòi hỏi phải có sự điều chỉnh và nhượng bộ trong giới hạn nhất định. Trong đàm phán tất sẽ có mâu thuẫn khi mà các bên đều muốn đạt được kết quả tốt nhất cho mình, làm sao để dung hòa được mâu thuẫn đó mà không bị mất đi quá nhiều lợi ích phụ thuộc rất lớn tới kỹ năng và nghệ thuật đàm phán của nhà kinh doanh.
III. Những nguyên tắc cơ bản khi đàm phán trong kinh doanh
Trong một cuộc đàm phán, mỗi người sẽ có cho riêng mình những kỹ năng và quy tắc khác nhau. Nhưng nhìn chung, để một cuộc đàm phán hay thương lượng có thể đi đến thành công thì bạn có thể tham khảo một số nguyên tắc “bất di bất dịch” trong kinh doanh sau đây:
1. Đàm phán là một hoạt động hoàn toàn tự nguyện.
2. Mỗi bên đều muốn thay đổi tình hình hiện tại và tin rằng có thể đạt được.
3. Mục đích của đàm phán là thỏa thuận nhưng không phải mọi cuộc đàm phán đều kết thúc bằng thỏa thuận.
4. Không đạt được thỏa thuận đôi khi lại là một kết quả tốt.
5. Thời gian là một yếu tố cực kỳ quan trọng ảnh hưởng đến tiến trình và kết quả của cuộc đàm phán.
6. Không để bất cứ một cuộc đàm phán nào bị phá vỡ hoàn toàn.
7. Kết quả hoàn hảo của cuộc đàm phán là cải thiện được tình hình hiện tại của tất cả các bên tham gia.
8. Tiến trình bị ảnh hưởng bởi những người đàm phán của các bên.
IV. Các phương pháp đàm phán trong kinh doanh
1. Đàm phán mềm
· Đặc điểm: Đàm phán mềm được diễn ra dựa trên sự tin tưởng đối với đối tác của mình, coi họ như là bạn bè, anh em và người thân. Trong trường hợp này, người đàm phán thường có thái độ lùi bước trước các áp lực và sẵn sàng nhượng bộ để duy trì mối quan hệ với đối phương, bởi vậy họ thường xuyên mềm mỏng với con người và vấn đề nảy sinh, dễ dàng thay đổi lập trường của mình.
· Mục tiêu: Mục tiêu cao nhất của hầu hết các cuộc đàm phán mềm trong kinh doanh là duy trì mối quan hệ tốt đẹp với đối tác nên họ thường chấp nhận thiệt hại về phía mình nhằm đạt được thỏa thuận.
· Ưu điểm: tốc độ đàm phán nhanh, dễ dàng đi đến sự nhất trí và thỏa thuận.
· Nhược điểm: Lợi ích của ít nhất một trong các bên tham gia không được đảm bảo nên kiểu đàm phán này ít khi được sử dụng. Phần lớn các nhà kinh doanh áp dụng đàm phán mềm khi đối tác có quan hệ lâu năm, tin cậy lẫn nhau hoặc với các người thân trong gia đình.
2. Đàm phán cứng
· Đặc điểm: Trái ngược với đàm phán mềm, những doanh nhân khi chọn cho mình đàm phán cứng sẽ giữ vững lập trường cũng như quan điểm của bản thân, họ thường đưa ra những điều khoản cứng rắn, có thể đe dọa tới lợi ích của đối phương nhằm giành chiến thắng về phía mình. Thông thường, họ sẽ chỉ tập trung tối đa vào lợi ích của mình mà không mấy quan tâm tới lợi ích của đối tác, coi bàn đàm phán là một cuộc chiến về sức mạnh và ý chí của các bên, buộc đối phương phải nhượng bộ và hy sinh lợi ích để đạt được thỏa thuận.
· Mục tiêu: Giành chiến thắng trong cuộc đàm phán và thu được lợi ích tối đa cho mình.
· Ưu điểm: Đảm bảo lợi ích kinh tế của doanh nghiệp ở mức cao nhất.
· Nhược điểm: Tạo bầu không khí căng thẳng, đưa các bên vào thế cứng nhắc, kém linh hoạt. Nếu cả 2 bên đều áp dụng kiểu đàm phán này thì cuộc thương lượng sẽ dễ dẫn tới mâu thuẫn khó dung hòa, gây tổn hại tới mối quan hệ của các bên và dẫn tới thất bại.
3. Đàm phán nguyên tắc
· Đặc điểm: Kiểu đàm phán này còn được gọi là đàm phán Harvard, do Trung tâm nghiên cứu về đàm phán tại đại học Harvard đưa ra. Trong cuộc đàm phán, các bên tham gia sẽ tiến hành thương lượng dựa trên nội dung của vấn đề, từ đó cho phép đạt được kết quả một cách sáng suốt, hiệu quả và thân thiện.
Lúc này, các bên coi nhau như cộng sự và cùng hợp tác để giải quyết vấn đề dựa trên nguyên tắc bình đẳng. Chủ trương được áp dụng trong trường hợp này là sự kết hợp giữa hai phương pháp đàm phán cứng và mềm, “cứng” đối với công việc và “mềm” đối với con người. Người đàm phán sẽ lắng nghe ý kiến của đối tác, trình bày ý kiến của bản thân theo hướng thiện chí nhưng lập trường kiên định, trước hết nhấn mạnh tới lợi ích chung rồi mới đi đến thỏa thuận lợi ích đối kháng.
· Mục đích: Tìm kiếm lợi ích chung để tối đa hóa lợi nhuận mà không làm ảnh hưởng tới mối quan hệ giữa các bên.
· Ưu điểm: Dễ dàng đạt được thỏa thuận mà các bên không phải hy sinh quá nhiều về mặt lợi ích. Phương pháp này đặc biệt phát huy tác dụng trong trường hợp hai bên cân tài cân sức.
V. Làm thế nào để đàm phán trong kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất?
1. Ấn tượng ban đầu
Có tới 70% các nhà đàm phán kinh doanh cho rằng, ấn tượng ban đầu của đối tác có ảnh hưởng rất lớn tới thái độ và không khí của cuộc đàm phán. Ngay từ đầu khi bắt đầu bước vào bàn đàm phán thì các bên không nên lập tức đưa ra yêu cầu dành cho đối phương. Thay vào đó thì bạn nên tạo cảm giác đáng tin cậy, thoải mái bằng một vài câu chào hỏi cá nhân với thái độ vui vẻ, cởi mở. Ấn tượng ban đầu chỉ có 1 cơ hội duy nhất nên hãy tranh thủ tận dụng lợi thế này để đưa cuộc đàm phán đi đến kết quả tích cực.
2. Cử chỉ, thái độ trong quá trình đàm phán
Theo các nghiên cứu về đàm phán, ít nhất một nửa số thông điệp sẽ được người đàm phán truyền tải thông qua các cử chỉ và thái độ trong suốt cuộc thương lượng. Gương mặt và giọng nói đầy thiện chí cũng như các cử chỉ cởi mở và hòa nhã sẽ rất dễ tạo thiện cảm cho đối phương, thể hiện sự đánh giá cao và tôn trọng đối tác trong quá trình đàm phán. Ngược lại, nếu ấn tượng ban đầu mà bạn gây dựng là một thái độ dễ chịu, thân thiện nhưng trong suốt cuộc đàm phán lại giữ nét mặt quá gay gắt và cử chỉ thiếu tôn trọng đối tác sẽ rất dễ bị phản tác dụng và đa phần cuộc đàm phán đó sẽ thất bại.
3. Xác định và kiên trì với mục đích đàm phán
Khi bước vào bàn đàm phán, bạn như đang lái một con thuyền mà mục đích đàm phán của bạn chính là mái chèo dẫn dắt tới kết quả. Việc không bám sát vào mục tiêu hoặc không xác định được mình muốn gì thì tất yếu sẽ mang tới kết quả không mong muốn. Để chắc chắn có thể theo đuổi tới cùng mục tiêu của cuộc đàm phán, bạn nên chia tách mục tiêu của mình thành các mục tiêu cụ thể cần phải trao đổi. Đạt được những mục tiêu nhỏ, bạn đã nắm vững được mục tiêu tối cao của mình trong cuộc đàm phán.
4. Biết lắng nghe đối tác
Mang tính chất hoàn toàn tự nguyện, mọi cuộc đàm phán cần được diễn ra trên sự lắng nghe của các bên. Theo kinh nghiệm của những nhà đàm phán bậc thầy, những người lắng nghe tốt nhất sẽ là người giành được chiến thắng. Việc lắng nghe sẽ giúp bạn có cách ứng xử linh hoạt và phù hợp theo tình hình diễn ra của cuộc đàm phán. Nắm bắt và làm chủ được kỹ năng này, bạn gần như chắc chắn sẽ kết thúc cuộc thương lượng theo cách mà mình mong muốn.
5. Trình bày quan điểm khôn khéo, linh hoạt
Đừng chỉ lắng nghe, hãy biết cách trình bày quan điểm và lập trường của mình một cách khôn khéo và thông minh nhất. Bởi xét cho cùng thì mục tiêu cuối cùng của bạn vẫn là đạt được lợi ích mà mình muốn, chính vì vậy hãy tập trung quan sát tới thái độ của đối phương và khéo léo đưa ra ý kiến của mình trong các trường hợp.
6. Tư duy sẵn sàng thỏa hiệp
Thỏa hiệp không có nghĩa là thua cuộc, thỏa hiệp là hy sinh và nhượng bộ một chút lợi ích của mình để đạt được mục tiêu to lớn hơn. Việc cân bằng giữa lợi ích của đôi bên là điều không hề dễ dàng mà sự tư duy một cách cứng nhắc và bảo thủ sẽ phá vỡ cuộc đàm phán. Thương lượng là cả một quá trình “cho và nhận”, đôi khi để duy trì mối quan hệ tốt đẹp và lâu dài thì sự hy sinh đôi chút về lợi ích trong phạm vi cho phép là hoàn toàn xứng đáng.
7. Tránh mắc phải những sai lầm nghiêm trọng
Trong hầu hết các trường hợp, khi bắt đầu cuộc đàm phán thì cơ hội chỉ có một. Việc mắc phải những sai lầm nghiêm trọng là điều tối kỵ trong nghệ thuật đàm phán và thương lượng. Hậu quả của nó không chỉ diễn ra ngay trong buổi đàm phán đó mà còn có thể kéo dài trong tương lai. Lời khuyên cho bạn đó là luôn giữ tinh thần tỉnh táo, sáng suốt và suy nghĩ một cách thận trọng trước mọi lời nói, hành động và cử chỉ của mình.
VI. Những sai lầm cần tránh mắc phải để đàm phán thành công
1. Nói quá nhỏ
Giọng nói trong suốt quá trình diễn ra cuộc đàm phán là yếu tố hết sức quan trọng. Việc nói quá nhỏ sẽ khiến cho đối tác cảm thấy bạn đang thiếu tự tin, bị lép vế và bối rối, đối phương sẽ nhân cơ hội này để giành được lợi thế cho riêng mình. Ngoài ra việc nói quá nhỏ còn khiến đối tác của bạn dễ bị phân tâm và có thể dẫn tới hiểu lầm trong lời nói. Vì vậy, bạn cần nói đủ nghe, tốc độ vừa phải hoặc chậm hơn mức bình thường để các bên có đủ thời gian tiếp nhận hết các thông tin mà bạn muốn truyền tải.
2. Không lên kế hoạch cụ thể về nội dung cuộc đàm phán
Lên kế hoạch cũng giống như việc chuẩn bị cho bạn trước khi bước vào một trận chiến. Việc không chuẩn bị tốt sẽ dễ làm bạn bị thất thế trước đòn tấn công của đối thủ, lủng củng trong cách diễn đạt và thiếu logic trong việc dẫn dắt nội dung của cuộc đàm phán. Một khi bạn mất quyền làm chủ và kiểm soát buổi thương lượng, việc thất bại hoặc không đạt được mục tiêu đề ra là điều khó tránh khỏi.
3. Không xác minh được và không phát huy được hết lợi thế cạnh tranh của mình
Lợi thế cạnh tranh chính là chìa khóa giúp bạn nắm quyền kiểm soát tình hình và đưa cuộc đàm phán đi đúng hướng mà bạn mong muốn. Lợi thế càng lớn thì uy tín và quyền lực của bạn lúc đó càng cao, nhờ đó khả năng thuyết phục đối phương lại càng được gia tăng đáng kể. Một nhà thương thuyết thông minh chắc chắn sẽ không bỏ qua yếu tố này để đạt được mục đích của mình.
4. Đưa hết thông tin, lý lẽ thuyết phục ra ngay từ đầu buổi đàm phán
Điều này chẳng khác nào bạn “bắn hết đạn khi còn chưa gặp mặt quân địch”. Trong đàm phán, mâu thuẫn về lợi ích giữa các bên tham gia là điều không thể tránh khỏi. Khi đối phương chưa đưa ra điều kiện của mình thì chắc chắn họ chưa nói hết thông tin và lý lẽ của họ cho bạn. Nếu bạn đã nói hết những điều mà mình muốn ngay từ đầu thì bạn sẽ chẳng còn bất cứ vũ khí nào để phản đòn lại đối thủ nữa. Đừng hy vọng rằng sau khi bạn nói hết lý lẽ của mình thì đối tác sẽ ngay lập tức chấp thuận, vì như thế thì cuộc đàm phán đã không diễn ra. Hãy bình tĩnh thăm dò, quan sát và phân tích ý kiến cũng như yêu cầu của đối phương để đưa ra phương án xử lý hợp lý và thông minh nhất.
5. Lảng tránh ý nghi ngờ từ đối tác và tìm mọi cách áp đảo
Bất cứ một thái độ, cử chỉ hay lời nói nào tỏ ra lảng tránh khi đối phương nghi ngờ thì có nghĩa rằng bạn đang ngầm thừa nhận điều đó là đúng. Hãy cố gắng giữ bình tĩnh hết sức có thể, tập trung phân tích hoặc có thể hỏi lại rõ ý kiến của đối tác để đưa ra câu trả lời xác đáng. Đừng cố áp đảo đối phương vì điều đó khiến người đối diện cảm thấy mình đang bị chất vấn và thiếu tôn trọng hoặc bạn đang bị nắm thóp. Tốt hơn hết, hãy trả lời một cách thành thật và khôn ngoan để không bị mất lợi thế về phía đối tác.
VII. Những lưu ý khi đàm phán trong kinh doanh quốc tế
1. Khác biệt về văn hóa
Trong kinh doanh quốc tế, những khác biệt về văn hóa nếu không được tìm hiểu và nắm rõ thì bạn sẽ rất dễ gây ra hiểu lầm ngoài ý muốn với đối tác. Trước một cuộc đàm phán quốc tế, hãy bỏ ra chút thời gian để tìm hiểu sơ qua về nền văn hóa nước bạn, điều này không chỉ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc kiểm soát tình hình mà còn tạo được ấn tượng tốt đẹp cũng như không khí thoải mái và thân thiện với đối phương. Tuyệt đối không được đưa ra những nhận định chủ quan của bản thân về văn hóa mà cần phải có những chiến lược cụ thể nhằm thích nghi với con người, vấn đề và hoàn cảnh của cuộc đàm phán.
2. Đừng để ngôn ngữ trở thành rào cản
Ngôn ngữ là sợi dây liên kết giữa các nền văn hóa khác nhau và giữa các con người khác nhau nhưng đồng thời ngôn ngữ cũng là một rào cản khó khăn. Mỗi nền văn hóa khác nhau sẽ có một phong cách đàm phán khác nhau. Nhưng nói chung trong bất cứ trường hợp nào, bạn cũng nên cẩn trọng tuyệt đối trong lời nói cũng như mọi cử chỉ của mình khi diễn ra buổi đàm phán để tránh gây ra những hiểu nhầm của đối phương về những ý kiến và thái độ mà bạn muốn biểu đạt.
Nói tóm lại, đàm phán là cả một quá trình đòi hỏi rất nhiều kỹ năng phức tạp cũng như nghệ thuật ứng xử và ngoại giao của nhà kinh doanh. Hy vọng rằng bài viết này của chúng tôi đã mang tới những thông tin giúp ích phần nào trong quá trình quản lý và điều hành doanh nghiệp của quý độc giả. Hãy tiếp tục theo dõi những tin tức tiếp theo của chúng tôi để không bỏ lỡ những thông tin đầy thú vị và cực kì cần thiết!
Trường Đào Tạo Kỹ Năng Quản Lý SAM