Chắc hẳn bạn đã từng nghe ít nhất một lần ai đó nói đến nguyên tắc 80-20, hoặc những câu đại loại như “80% kết quả từ 20% nỗ lực”, “80% hậu quả xuất phát từ 20% nguyên nhân”,… .
Thật ra tất cả những câu nói đó đều liên quan đến một nguyên tắc, đó là Nguyên tắc Pareto (Hay còn gọi là Nguyên tắc 80-20). Nguyên tắc này được nhà tư tưởng quản trị doanh nghiệp Joseph M. Juran đặt theo tên của nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto (1848 – 1923). Ban đầu, nguyên tắc này dự đoán sự phân phối của cải trong xã hội, cụ thể chỉ ra 80% của cải và được tạo ra và sở hữu từ 20% dân số. Dự đoán này được rút ra từ kết quả kiểm nghiệm rằng 80% tài sản của nước Ý thuộc quyền sở hữu của chỉ 20% dân số. Tuy nhiên đến ngày nay, nguyên tắc này được chứng minh thực tế có thể áp dụng trong rất nhiều lĩnh vực xã hội.
- 20% nguyên nhân dẫn đến 80% hậu quả
- 20% năng lực sẽ dẫn đến 80% hiệu quả
- 20% khách hàng dẫn đến 80% lợi nhuận công ty
- …
Cần lưu ý rằng, con số 20 – 80 không phải là con số chính xác với mỗi trường hợp. Nguyên tắc Pareto muốn nói đến điểm chính ở đây là: Cuộc sống luôn không công bằng một cách hoàn hảo. Điểm mấu chốt của sự bất cân bằng là mỗi đơn vị đầu vào (công việc, thời gian, nỗ lực,...) không mang lại cùng một giá trị đầu ra.
Nguyên tắc 80-20 trong Doanh nghiệp như thế nào?
Nếu như chúng ta sống trong thế giới hoàn hảo, mọi sự nỗ lực đều đem đến kết quả như nhau, các nhân viên cố gắng bao nhiêu cũng mang đến chất lượng tương đương nhau, mọi người dùng đều thích các sản phẩm, dịch vụ như nhau,… . Vậy thì việc lập kế hoạch công việc sẽ quá dễ dàng cho chúng ta.
Nhưng thực tế không phải như vậy, nhìn theo bản đồ dưới đây:
Biểu đồ Nguyên Tắc 80 – 20
Đường màu đỏ tượng trưng cho điều không bao giờ xảy ra: Mỗi đơn vị đóng góp đầu vào đều cho một lượng kết quả đầu ra giống nhau. Còn đường màu xanh mới là thực tế: Ví dụ như trong 5 ý tưởng về ý tưởng, sản phẩm,… thì chỉ có 1 ý tưởng sẽ ảnh hưởng nhiều nhất đến kết quả thực hiện.
Nguyên tắc 80-20 sẽ giúp bạn dành nỗ lực cho 20% yếu tố chính để tạo nên sự khác biệt cho doanh nghiệp của mình, còn hơn là dành thời gian hơn cho 80% còn lại mà không đem lại kết quả nhiều.
Lưu ý rằng, Nguyên tắc Pareto không khuyên bạn chỉ cần tập trung nỗ lực cho 80% phần việc quan trọng. Có thể đúng là 80% cây cầu được xây dựng trong 20% đầu tiên của quãng thời gian, nhưng bạn vẫn cần phần hoàn thiện còn lại để cây cầu có thể hoạt động.
Nếu bạn đang tìm kiếm chất lượng hàng đầu, không nơi nào sánh bằng, chắc chắn bạn phải cố gắng 100% hoặc hơn thế để đạt được mục đích đó. Còn nếu như bạn đang muốn tìm kiếm kết quả tốt cho số tiền bạn bỏ ra, bạn có thể cân nhắc đến việc tập trung vào 20% hoạt động chính mang lại kết quả nhất.
Tập trung vào 20% hoạt động chính mang lại kết quả nhất
Nguyên tắc Pareto là một kết quả đúc rút từ thực tế, chứ không phải là quy luật tự nhiên.
Nếu bạn hiểu được cách thức áp dụng nguyên tắc này, bạn có thể phân bổ thời gian, nguồn lực, nhân lực và nỗ lực tối ưu nhất trong từng dự án của doanh nghiệp.
Quản trị năng suất làm việc
Bạn biết rằng 20% khách hàng của mình đem đến 80% doanh thu cho cả công ty. Từ đó bạn sẽ bắt đầu có những chiến lược để xây dựng các kế hoạch phù hợp hơn cho từng đối tượng khách hàng, thay vì bạn có chế độ đãi ngộ như nhau cho từng khách hàng, bạn có thể tách lọc 20% khách hàng ưu tiên nhất của mình và làm hài lòng họ nhiều hơn bởi các chính sách phù hợp.
20% khách hàng đem đến 80% doanh thu cho cả công ty
Trong phân bổ sản phẩm cũng vậy, mỗi doanh nghiệp thường không thể kinh doanh chỉ mỗi một mặt hàng nhất định, tuy nhiên bạn biết được đâu là 20% sản phẩm chủ lực của doanh nghiệp, từ đó bạn sẽ phân bổ hợp lý thời gian, công sức, nguồn lực phù hợp để đẩy mạnh chiến dịch quảng bá sản phẩm đó hơn để thu được lợi nhuận cao hơn. Thay vì bạn phân bổ đồng đều tất cả các mặt hàng bạn đang có.
Thậm chí trong một sản phẩm, 20% tính năng của nó quyết định 80% giá trị của nó. Từ đó bộ phận sản xuất, marketing và cả đội ngũ kinh doanh của bạn đều có thể tập trung vào giới thiệu nhóm tính năng này tới khách hàng.
Nguyên tắc này có thể áp dụng cho các doanh nghiệp có nhiều cơ sở khác nhau, tập trung nguồn lực vào những chi nhánh mang lại lợi nhuận cao nhất trong tổng số các chi nhánh.
Nguyên tắc Pareto giúp bạn định hình và tạo mối quan hệ thân thiết với các nguồn đầu tư lớn cho doanh nghiệp mình. Thay vì tốn nhiều thời gian để mở rộng các nguồn đầu tư nhỏ lẻ thì bạn biết rằng 20% nhà đầu tư nắm giữ 80% quỹ kinh doanh của doanh nghiệp mình. Bạn sẽ có những động thái hợp lý để thúc đẩy quan hệ với những nhà đầu tư đó.
Trong công ty, luôn có 20% nhân viên ưu tú sẽ đóng góp cho 80% sự thành công của một dự án hoặc nhiều dự án của công ty, việc của bạn là tìm ra con số 20% đó và giúp họ có cơ hội tốt hơn để đóng góp cho công ty như : khen thưởng, cho đi đào tạo, nâng chức,…. Và bạn có thể vận dụng nguyên tắc này để thúc đẩy những nhân viên khác học hỏi theo những người tài đó.
20% nhân viên ưu tú sẽ đóng góp cho 80% sự thành công của một dự án
Kết luận
Áp dụng Nguyên tắc Pareto sẽ giúp bạn xây dựng những chiến lược trọng tâm cho doanh nghiệp của mình, để có thể đạt được nhiều lợi ích hơn. Đồng thời, cũng vận dụng nguyên tắc này, bạn hoàn toàn có thể cắt giảm nhiều sự lãng phí, bằng cách tập trung loại bỏ những hoạt động chiếm 80% thời gian và nỗ lực nhưng chỉ tạo ra 20% kết quả.